MISSION
Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.
Solidarités International (SI) est en RDC depuis l’année 2000. Ses efforts se concentrent principalement sur les domaines de l’eau et de l’assainissement (en urgence et post-urgence) et la distribution d’urgence de NFI aux populations déplacées et retournées. En juin 2008, le pays était divisé en trois zones géographiques : Province Orientale, Nord Kivu et Katanga, avec une base de représentation installée à Kinshasa. Depuis janvier 2013, la RDC ne compte plus que deux missions : la mission Sud-Ouest et la mission Est. Dans l’ensemble de la RDC, SI emploie à ce jour environ 350 personnels nationaux et 35 personnels expatriés sur 8 sites.
Le RB LOG ADMIN sera en charge de la supervision du travail de 2 assistants :
- Un assistant admin, en charge de la caisse, des entrées comptables, du traitement admin de la base et du suivi administratif RH.
- Un assistant Log / magasinier, qui sera en charge des achats, approvisionnements des chantiers et gestion des stocks.
But / finalité :
Sous la supervision du Chef de Mission, le RB logisticien - administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière, logistique et sécuritaire de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.
- Il organise le support logistique et administratif aux programmes, est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International et est chargé de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation. Il réalise la veille sécuritaire locale et applique les procédures en la matière.
- Il appuie, suit et forme les membres de son équipe.
FONCTIONS
Gestion d’équipe
- Appuyer et former les membres de son équipe sur sa base d’affectation
- Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique
- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe et les opérationnels
- Effectuer les Entretiens d’Appréciations des Performances (EAP) des membres de son équipe
Reporting / communication
- Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
- Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
- Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage
- Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
- Superviser l’envoi des archives administratives, faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie
- Assurer le reporting administratif et logistique vers sa coordination selon le calendrier Solidarités
- Consolider mensuellement le pack logistique et le pack admin-RH et le faire remonter à la coordination dans le respect des échéances établies
- Fournir au coordinateurs logistiques et adminsitratifs tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
- Informe des incidents sécuritaires et des risques potentiels par les canaux de reporting fournis
Administration :
Gestion administrative du personnel:
- Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
- Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base
- Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
- Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
- S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
- Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes
- Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires, avec le support, le conseil et la validation de la coordination à Kinshasa
- Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat, avec le support, le conseil et la validation de la coordination à Kinshasa
- Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
- Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
- Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
- Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits, avec le support, le conseil et la validation de la coordination à Kinshasa
- Organiser les réunions et la communication avec le personnel
- Suivre l'évolution du coût de la vie sur les sites d’intervention
- Tenir à jour l’organigramme de la base
Trésorerie / comptabilité :
- Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des caisses
- Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds en collaboration avec le Coordinateur Administratif
- Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les responsables programmes et les transmettre dans les temps impartis
- Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
- Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
- Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
- Assurer la tenue du coffre
- Préparer et superviser la clôture mensuelle et la révision de la comptabilité de sa base
- Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination
Suivi budgétaire / financements :
- Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
- Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
- Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
- Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets
Gestion administrative de la mission
- Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
- Superviser le choix des locaux Solidarités International
- Assurer le suivi administratif des locations, des contrats d’assurance et des éventuels sinistres
- Organiser la remontée des archives vers Kinshasa
Logistique :
Gestion de l’approvisionnement
- Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local
- Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
- Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
- Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
- S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
- Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
- Participer à la rédaction des appels d’offre
- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
Gestion du parc véhicules
- Négocier les contrats de location de véhicules
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
- Etablir le planning des mouvements de véhicules
- S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
- Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
- Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International
- Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
- Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
- Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
Gestion du parc équipement / télécommunication
- Mettre à jour l’état de parc en temps réel
- Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités
- Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
- Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
- Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication
Gestion et suivi du parc informatique
- Mettre à jour les antivirus
- Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données
- S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
- Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
Gestion des stocks
- Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage
- S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
- S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
- Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
- Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks
Sécurité
- Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes
- Former les équipes aux procédures et règles de sécurité
- Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique
PROFIL
Formation :
Profil Log/Admin (type : BIOFORCE)
Expérience :
- Expérience de terrain préalable nécessaire sur poste similaire (1 an minimum)
- Expérience en finance, RH et/ou logistique
- Expérience dans un pays du sud et de préférence africain
- Expérience en gestion de la sécurité et en analyse du contexte
- Expérience de Gestion d’équipe nationale
- Connaissance de l’ONG Solidarités International appréciée
Compétences et connaissances techniques :
- Connaissances en mécanique, électricité
- Connaissances en gestion des ressources humaines
- Connaissance de la gestion administrative et comptable d’une base
- Expérience dans la gestion budgétaire
Savoir être :
- Capacité à vivre dans un endroit isolé
- Rigueur et professionnalisme
- Capacité d’organisation, d’analyse, d’adaptation et esprit d’initiative
- Bon relationnel, diplomatie. Capacité à gérer les nombreux contacts à distance
- Résistance au stress et à la fatigue
- Bonne condition physique et morale
Langues :
- Français
Informatique
- Bonne maitrise du pack Office (Excel particulièrement) ;
STATUT
Poste salarié : à partir de 1440 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 450 USD. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.
- Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
- Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).
DUREE DE LA MISSION
12 mois à partir du 01/09/13
CONTACT
Marie Beatrix Carrale
How to apply:
CV et Lettre de Motivation
Province du Bandundu - Responsable de Base Administrateur-Logisticien - Bolobo
Reviewed by Unknown
on
7:24:00 AM
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