Responsable de Département Finances

Base et Pays de travail: RDC - Kinshasa (environ 25% du temps sur les bases)

Durée du contrat: 1 an renouvelable

Date de début au poste souhaité: ASAP

Besoins de formation identifies: « Induction » ACF (NBO) et SAGA ( ?) si première mission

Superviseur direct: Adjoint Directeur Pays Support

Superviseur technique: Field Finance Manager (Siège NY)

Période de passation:1-2 semaines

Mission 1: Contribuer à la définition de la stratégie de la mission

Le Responsable de département Finances est responsable :

• de l’élaboration du cadre budgétaire de la mission
• de la disponibilité des informations financières et budgétaires aux autres départements pour la définition de la stratégie pays ;
• de l’élaboration dans les délais et en qualité de la partie financière et budgétaire des « proposals » et rapports bailleurs

Tâches:

• Apporter la contribution financière et budgétaire aux discussions de coordination ;
• Apporter du conseil aux autres départements sur leurs besoins financiers et budgétaires ;
• S’assurer que les besoins et contraintes financières et budgétaires sont bien pris en compte dans la rédaction des projets ;
• Recueillir les informations et rédiger ou valider les parties financières et budgétaires des « proposals », rapports bailleurs et plans de financement mission
• S’assurer de la cohérence de sa contribution aux « proposals » et rapports avec le reste du document ;
• Représenter la mission en externe pour les questions financières et budgétaires et développer son réseau pour des échanges d’informations et de bonnes pratiques.

Mission 2: Garantir la tenue comptable de la mission

Le Responsable de département Finances est responsable :

• de la diffusion et du respect des procédures comptables sur toute la mission ;
• de l’exactitude des données comptables et analytiques saisies ;
• de la supervision de la liasse comptable mensuelle ;
• du contrôle des caisses et banques selon les règles ACF.

Tâches:

• S’assurer du bon paramétrage du logiciel comptable
• S’assurer de l’exactitude des données comptables et extra comptables saisies dans le logiciel comptable ;
• Contrôler et valider la liasse comptable mensuelle et s’assurer de son envoi dans les délais au Siège;
• Contrôler physiquement le comptage des caisses en capitale et sur les bases lors des visites.
• Préparer pour la saisie comptable l’allocation mensuelle des couts communs de la mission en suivant la méthodologie et en respectant le plan de financement de la mission.

Mission 3: Garantir la gestion de la trésorerie sur la mission

Le Responsable de département Finances est responsable :

• de la définition, de la diffusion et du respect des procédures de conservation et mouvements de fonds (Cash Management) sur la mission ;
• de la disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage ;
• de l’adaptation des modalités de transferts de fonds au contexte local et sécurité ;
• du contrôle de la cohérence entre les demandes de trésorerie et le suivi budgétaire ;
• de l’anticipation des risques liés à la trésorerie et de la résolution des difficultés.

Tâches :

• Définir et mettre à jour la procédure de conservation et mouvement de fonds (Cash Management) adaptée au contexte local, proposer des alternatives en cas d’évolution du contexte,
• Consolider et valider le prévisionnel de trésorerie de la mission et en assurer l’envoi au Siège ;
• Communiquer les paiements réalisés par le siège pour le terrain ;
• Suivre les versements des contrats bailleurs signés sur le terrain ;
• Valider le choix des établissements bancaires, s’assurer de leur solvabilité et fiabilité, optimiser les conditions, valider et effectuer les demandes d’ouverture ou fermeture de comptes et d’ajout de signatures selon les procédures ACF ;
• Valider les modalités de paiement des contrats récurrents et s’assurer de leur paiement à échéance ;
• Autoriser les mises en paiement des dépenses de la mission selon les procédures ACF.

Mission 4 : Garantir la gestion budgétaire et financière

Le Responsable de département Finances est responsable :

• de la diffusion et du respect des règles financières des bailleurs ;
• de l’élaboration du budget annuel (Plan de financement) ;
• de l’animation budgétaire de la mission et du pilotage du processus de prévision budgétaire ;
• de l’analyse de coûts et des alertes nécessaires ;
• du suivi des risques financiers et des alertes nécessaires ;
• de l’apport des éléments nécessaires à la négociation avec les bailleurs et de la production des documents bailleurs.

Tâches:

• Elaborer et valider les budgets des projets
• Préparer le budget annuel de la mission ainsi que sa révision mensuelle et le communiquer au siège et à la coordination mission
• Editer, vérifier et communiquer les suivis budgétaires (projections incluses) mensuels à l’équipe de coordination nationale et aux bases, ainsi qu’au siège, questionner leur pertinence, alerter et apporter du soutien aux Coordinateurs ;
• Contrôler l’utilisation des fonds propres selon les procédures ACF ;
• Valider le circuit et les seuils d’autorisation de dépenses définis par la Logistique ;
• Identifier les risques financiers (évolution du taux de change, inflation…), sensibiliser les Coordinateurs aux risques sur leur domaine ayant un impact financier, alerter le Directeur Pays et le siège, apporter du soutien dans le pilotage du risque ;
• Assurer la production ainsi que l’archivage des rapports financiers selon les délais et formats bailleurs ;
• Superviser le pré-audit des contrats de financement bailleurs et répondre aux questions des auditeurs.

Mission 5 : Promouvoir et assurer la collaboration et la coordination financière et budgétaire avec les partenaires de la mission

Le Responsable de département Finances est responsable :

• de la participation au processus de sélection des partenaires et de la validation de l’analyse des risques sur les aspects financiers transmise par les bases ;
• de la définition avec les partenaires des modalités de gestion financière et budgétaire dans le cadre des projets mis en place conjointement ;
• de la validation des aspects financiers et budgétaires des conventions et accords de partenariat ;
• de la capitalisation au niveau de la mission de toutes les pratiques innovantes en matière de gestion financière et budgétaire dans le cadre des partenariats.

Mission 6 : Prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption

Le Responsable de département Finances est responsable :

• de l’identification des risques de fraude et de corruption sur son activité et de la mise en place d’actions préventives et de contrôle ;
• de la sensibilisation de son équipe sur les risques de fraude et de corruption ;
• de l’alerte du Directeur Pays en cas de situation de fraude et de corruption et de la mise en place d’actions correctives ;
• de la mise en œuvre et du suivi des recommandations suites aux contrôles et audits.

Mission 7 : Encadrer et accompagner l’équipe Finance

Le Responsable de département Finances est responsable :

• du soutien et du conseil, en tant que superviseur technique des administrateurs de base ;
• du management quotidien de son équipe (animation, suivi, motivation …) ;
• de l’évaluation de la performance et du développement des compétences des membres de son équipe ;
• du management fonctionnel des équipes dont il a la responsabilité.

Tâches :

• Définir les besoins en Ressources Humaines de son activité et l’organigramme de son équipe ;
• Participer au recrutement de ses équipes ;
• Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels ;
• Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;
• Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail ;
• Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe ;
• Apporter un support technique aux équipes ;
• Identifier les besoins de formation des membres de l’équipe ;
• Créer, organiser et animer des formations ;
• Gérer les difficultés d’équipe.

RELATIONS DE TRAVAIL INTERNES ET EXTERNES

INTERNE

• Sous la supervision directe de l’Adjoint Directeur Pays Support
• Superviseur technique des Administrateurs Bases
• Superviseur direct de Comptable Mission et Adjoint Responsable Finances en capitale
• Contact avec l’équipe de coordination nationale
• Travail en collaboration et au service des programmes

EXTERNE

• Contact avec le Technical Working Group System du Consortium Wash
• Contact avec les partenaires externes
• Contact avec les autorités locales

RESPONSABILITES DE REPORTING

• Rapports bailleurs
• Comptabilité mensuelle
• Prévisionnels de trésorerie mensuelle
• Suivis budgétaires mensuels
• Plan de financement annuel, mise à jour régulière

COMPETENCES REQUISES

DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES

• Diplôme supérieur en économie ou en finance, école de commerce.

COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE

INDISPENSABLES

• Minimum 2 ans d’expérience à un poste de coordination finance/administration
• Minimum 2 ans d’expérience en mission humanitaire
• Bonne maîtrise du logiciel SAGA
• Bonne capacité d’analyse
• Compétences pédagogiques.
• Expérience en management d’équipe indispensable
• Parfaite maîtrise du français écrit et oral
• Très bonne maîtrise de l’informatique (Excel, Word et internet)
• Bonnes qualités relationnelles (partenaires, autorités)
• Etre capable d'intégrer les recommandations et faire évoluer ses pratiques
• Etre rigoureux, ponctuel, synthétique et précis

APPRECIEES

• Expérience ACF
• Expérience en gestion financière de Consortia
• Capacité de gestion à distance.
• Connaissance de l’anglais
• Connaissance du contexte de la région

How to apply:

Apply with resume and cover letter athttp://actionagainsthunger.theresumator.com/apply/HjclXw/Responsable-De-...