Commis aux Voyages

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires. En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources. Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Kinshasa où le présent poste est initialement attaché. Pour des bésoins opérationels, il peut être transféré dans une autre localité du pays. Il a en son sein la section de l’administration et finances dont fait partie l’unité d’administration générale. Le commis aux voyages fournit un appui technique à l’administration de OCHA RDC en veillant à une bonne organisation des voyages officiels selon les regles du système des Nations Unies en la matière. Dans l’exercice de ses fonctions, il doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion. Le titulaire du poste traveillera sous la tutelle du chargé d’administration et finances et sous la supervision directe de l’Assistant Chargé d’Admnistration.

Duties and Responsibilities

Assister l’administration dans la préparation de tous les voyages officiels, notamment en fournissant toutes les informations relatives aux horaires des vols (et autres moyens), des coûts de billets etc. ; Initier les réservations des vols et s’assurer de l’obtention des billets ; Etre le point focal pour toutes les questions relatives aux voyages en avisant les voyageurs sur les dispositions utiles à prendre lors de la préparation d ‘un voyage ; Etre le point focal pour les réservations d’hôtels ; S’assurer que tout voyage officiel soit effectué selon les règles des Nations Unies en matière de voyage (avec des compagnies autorisées, visa de sécurité obtenu à l’avance etc.) ; S’assurer que tous les documents de voyage du staff sont valides avant d’initier toutes démarche en matière de voyage (passeport, visa, carte de vaccinations etc.) ; Faciliter l’obtention de visa et de tout autre document de voyage ; Notification d’arrivée des nouveaux staffs ; Etre le point focal pour le renouvellement des badges ; Exécuter toute autre tâche ponctuelle demandée par le superviseur.

Competencies

Compétences Fondamentales : Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies. Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de OCHA à travers la section de l’Administration et Finances. raiter toute personne de manière juste sans favoritisme. Compétences Fonctionnelles: La capacité à fournir le service requis à temps Une connaissance pratique et technique de la maintenance. Bonnes aptitudes analytiques ; Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ; Développement et Efficacité Opérationnelle : La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports. Gestion : Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques. Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation. Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes. Aptitude technologique : Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et PowerPoint Maîtrise personnelle : Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif.

Required Skills and Experience

Autres aptitudes: Esprit d’initiative, tact, et de communication ; Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ; Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis. Minimum un diplôme d’études secondaires en sciences commerciales et administratives, littéraire, pédagogie générale, secrétariat Bonne maîtrise du français (parlé et écrit) avec bonne capacité de conception et de rédaction des correspondances et rapports ; Connaissance basique de l’anglais (souhaitable) ; Minimum 2 ans d’expérience professionnelle en matière de voyages, protocole et ou relations publiques. Expérience avec les Nations Unies est un atout ; Les dossiers de candidature devront comprendre : Le curriculum vitae Le P 11 à jour Les candidatures féminines répondant au profil recherché sont fortement encouragées. Les dossiers de candidature comprenant un P11 à jour doivent être soumis à travers le site https://jobs.undp.org Les candidatures en hard copy ne seront pas considérées. NB : Le formulaire P11 peut être retiré à l’adresse ci-haut indiquée ou téléchargé à partir de : www.escwa.un.org/main/vacancies/P_11.doc Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération. OCHA ne perçoit aucune rémunération de quelque nature que ce soit à aucun stade du processus d’un recrutement.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

Commis aux Voyages