Sous la direction et la supervision directe du Chargé de la Coordination, et du Coordonnateur Résident, l’Assistant(e) à la Coordination assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du CR, dans la pleine confidentialité dans tous les aspects liés aux fonctions du CR, la maintenance de procédures de protocole, la gestion des flux d’information et le suivi des délais et engagements pris.
L’Assistante à la Coordination travaille en étroite collaboration avec les Agences des Nations Unies résidentes et non résidentes, avec les organisations internationales, ambassades et partenaires au développement basés ou non à Djibouti, ainsi qu’avec les institutions nationales pour assurer l’efficacité du flux d’information, des actions instruites et de l’agenda.
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Duties and Responsibilities
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Résumé des fonctions clés:
Assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau de la Coordination en se focalisant sur les résultats suivants :
- Maintient l’agenda stratégique du bureau de la coordination, les contacts avec les visiteurs de rang élevé, les arrangements pour les rendez-vous et les réunions.
- Maintient les procédures de protocole avec les institutions nationales, les ambassades, les agences du SNU etc…
- Organise des réunions de coordination inter-agences et des bailleurs de fonds et en assure le secrétariat et le suivi.
- Conçoit et réalise des actions de support de communication pour les activités de la coordination.
- Maintient un répertoire des partenaires de haut niveau nécessaire pour les activités protocolaires et de plaidoyer du bureau de la coordination.
- Prépare toutes correspondances et comptes rendus des réunions UNCT pour le bureau de la coordination pour signature et en assure le suivi jusqu'à la finalisation de l'action.
- Utilise les systèmes opérationnels et logistiques et les systèmes de gestion informatique du bureau PNUD pour un fonctionnement efficace du bureau du Chargé de la Coordination.
Fournit un appui effectif en communication au bureau en se focalisant sur l’accomplissement des résultats suivants :
- Maintient un système efficient de classement (électronique et copie) de tous les dossiers du bureau de la coordination en assurant la sécurité de la conservation des dossiers confidentiels. Utilise le système de classement automatique.
- Coordonne la circulation des informations dans le bureau et suit la circulation des dossiers.
- Facilite le partage des informations entre l’Unité de la Coordination, les agences membres de l’UNCT et les agences non résidentes.
- Suit les transactions financières et ordonnancements du bureau de la coordination (faire des réquisitions dans ATLAS et élabore des rapports financiers mensuels, les révisions budgétaires, le suivi du paiement des salaires du personnel de la coordination, le suivi des achats et services etc…).
- Suit les délais, les engagements pris, les actions prises et la coordination et la collecte des rapports du bureau de la Coordination.
- Filtre tous les appels entrant et les correspondances.
- Organiser, coordonne les divers ateliers et séminaires organiser par le bureau de la coordination.
- Exécute toute autre tâche administrative et de secrétariat du Bureau du Coordonnateur Résident.
- Assurer le suivi des Services Communs.
Facilite le développement et la gestion des connaissances en se focalisant sur les résultats suivants :
- Apporter une contribution effective au réseau des connaissances et à la communauté des pratiques notamment ceux liés à la coordination.
- Participer aux formations requises à ses fonctions et pour la coordination, les opérations en particulier et des projets en général.
- Participer aux réseaux de partage d’expérience en place au niveau de l’UNDG global.
- Mettre en œuvre des efforts continu pour sa formation personnel dans les domaines clés de pratique des agences du SNU.
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Competencies
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Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité du bureau de la Coordination. L'analyse précise et la présentation d'information renforcent la capacité du bureau de la Coordination en tant que contributeur effectif du développement du pays. L’initiative personnelle du titulaire du poste est décisive dans la réalisation des résultats ainsi le respect des délais de finalisation.
Connaissance en management et formation:
- Démontre l'intégrité en modélisant les valeurs de l'ONU et des standards moraux
- Faire preuve d’une sensibilité et d’adaptation aux milieux multiculturels, au genre, à la religion, à la race, à l’âge et à la nationalité.
- Promouvoir une culture d’apprentissage et de partage de connaissance dans le bureau
- Travaille activement vers un apprentissage personnel continu et un développement dans un ou plusieurs domaines de pratiques, agit conformément au plan de formation et met en application les compétences nouvellement acquises.
Développement et efficacité opérationnelle:
- Capacité à assumer des activités spécialisées visant à l’efficacité et à l’efficience du fonctionnement du bureau de la Coordination y compris la gestion des données/agenda, le protocole et le flux d’information.
- Confidentialité
- Capacité à fournir des apports au plan de gestion, élaboration et mise en œuvre des nouveaux systèmes de gestion des données.
Direction et gestion:
- Centré sur l'impact et le besoin du client et répond positivement aux retro information
- Approches permanentes de travail avec énergie et une attitude positive et constructive.
- Reste calme et garde son contrôle dans les situations de pression
- Fait preuve d’une ouverture au changement et une capacité à gérer des situations complexes
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Required Skills and Experience
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Educations:
- Etre titulaire d'un BTS en secrétariat ou d'un diplôme équivalent
Expérience:
- 5 années d'expérience professionnelle dans le domaine requis.
- Posséder une bonne capacité rédactionnelle et de communication.
- Avoir le contact facile et posséder des capacités à développer et entretenir de bonnes relations de groupe
- Une bonne connaissance du SNU et de ces agences est un atout
- Bonne maîtrise de l'informatique (MS Word, PowerPoint, Excel et site Web).
Langue:
- Maîtrise du français et connaissance pratique de l'anglais.
- Connaissances d'au molins une langue nationale.
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