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Stagiaire Assistant-e Desk 2 - Kenya, Kyrgyzstan, Myanmar, Tanzanie, Tchad & Urkaine


MSF Suisse à Genève, recherche un-e Stagiaire « Assistant-e desk » pour appuyer l’équipe
du Desk 2 dans la gestion quotidienne des programmes du Kenya, Kyrgyzstan, Myanmar,
Tanzanie, Tchad & Ukraine.
Vos tâches
Sous la responsabilité du Responsable de Programme, le stagiaire appuiera l'équipe du
Desk dans les activités suivantes:
1. Reporting
· En fonction des besoins et de l’urgence, participe en lien avec le Responsable de Programme à la préparation des rapports/avenants/propositions d’interventions
· Assure la mise à jour et archivage des documents stratégiques, document sécu, cartes.
· Relit, corrige, met en page et traduit si nécessaire les rapports/avenants/propositions d’interventions / et des accords de partenariats
· Centralise les feed back des rapports vers les missions et les différents départements.
· Fait le suivi de divers outils organisationnels de la cellule
2. Dossiers spécifiques
· Revoit et optimise l’arborescence du desk sur le réseau
· Travaille sur des dossiers spécifiques à la demande des membres du desk
3. Gestion RH
· Participe si nécessaire à la gestion du personnel expatrié sur le plan administratif : matchings sur Axapta, envoi des kits briefings et débriefings, actualisation des points RH hebdomadaires, du tableau des passages
· Participe aux réunions mensuelles de revue des salaires avec l’Administration RH
· Assure le suivi des preuves de vie du personnel expatrié et l’archivage
· Assure le suivi, la mise à jour des profils de poste et l’archivage sur le réseau
· Se forme à l’utilisation de la matrice RH et est en support du RH-OP lors des révisions budgétaires
· Revoit et optimise l’archivage des documents RH sur le réseau de chaque mission
· Assure la mise à disposition des documents opérationnels (sitrep, POA etc.) pour le département RH en particulier pour les Gestionnaires de Pools
· Fait l’inventaire des documents fondamentaux pour chaque mission (Welcome file, stratégie RH, plan de formation, politique de vacances, liste de contacts, RI , etc.) et suit leur mise à jour.
· Participe aux réunions hebdomadaires du service RH-Terrain
4. Tâches administratives liées au fonctionnement du Desk 2
· Traduit (fait traduire) des documents en fonction des besoins et des demandes
· Assure les comptes-rendus des diverses réunions MSF CH – Service de l’administration RH siège – 6 juin 2016 2/2
· Assure un compte rendu écrit des points principaux discutés au mini-desk de la cellule.
· Appuie le Desk dans l’archivage et la préparation des évaluations et des audits
Votre profil
· Personne ayant accompli récemment ou en cours de Master.
· Domaines : Sciences Politiques, Sciences sociales, gestion de projets en solidarité internationale, HEI, etc.
· Maîtrise des outils informatiques (environnement Windows, Excel)
· Français/Anglais courant
· Compétences analytiques, méthode, rigueur et sens de l’organisation, flexibilité et esprit d’équipe.
· Intérêt marqué pour les relations internationales, l’humanitaire et le développement.
Conditions d’emploi
· Contrat de stage 12 mois, à 100%
· Basé à Genève
· Date d’entrée en fonction idéale : 01.07.2016
· Rémunération selon niveau d’étude

HOW TO APPLY:
Les dossiers de candidature (CV 2 pages max, lettre de motivation en français ou anglais)
sont à adresser par mail uniquement à emploi@geneva.msf.org jusqu’au 13 juin 2016, en
mentionnant la référence «Stage Desk2 2016.06».
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