Coordinateur de Zone Logisticien-Administrateur-Baraka

MISSION Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.

But / finalité :

Le Coordinateur de Zone est le représentant du Chef de Mission dans sa zone d’intervention. Il propose en fonction du contexte géopolitique et humanitaire la stratégie régionale et s'assure de sa mise en œuvre une fois validée. Il est responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa zone d’affectation. Il coordonne l’ensemble des interventions se déroulant sur les bases qu’il supervise. Il assure la gestion des ressources humaines expatriées et la coordination des services au sein de ses bases. Il est la représentation de Solidarités International sur sa zone auprès des bailleurs de fonds et des autorités locales. Il mobilise les moyens matériels et financiers nécessaires à la bonne conduite des programmes et en supervise la gestion. Sous la supervision des coordinateurs financier et RH et du coordinateur logistique, il assure la gestion RH, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.

FONCTIONS

Gestion de la sécurité:

• Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa zone d’affectation, sous la supervision du CDM
• Participer à l’élaboration des stratégies et consignes de sécurité
• Proposer l’adaptation des règles de sécurité selon l’évolution de la situation
• S’assurer du respect par tous des règles et procédures de sécurité sur sa zone d’intervention
• Assurer un briefing contexte géopolitique et sécuritaire aux nouveaux arrivants
• S’assurer que tout le personnel, et en particulier les nouveaux arrivants, est suffisamment briefé par le logisticien de la base sur les consignes sécuritaires à suivre -I nformer le Chef de Mission des éléments clefs de la situation sécuritaire et gèrer les communications internes et externes dans sa zone en cas de problème de sécurité grave
• Prendre des décisions relatives à la sécurité et s’assure des actions adaptées en accord avec le Chef de mission en cas d’incident majeur qui touche à la sécurité du personnel
• Entretenir une communication régulière avec les autorités civiles, militaires, voire miliciennes pour le recueil d’informations concernant la sécurité (au besoin, ajuste les interventions en fonction de ces informations)

Orientation stratégique:

• Dans sa zone d’intervention, suivre et analyser le contexte humanitaire, politique, culturel, social et économique
• Proposer et développer une stratégie opérationnelle en cohérence avec les politiques de l’association et les besoins des populations et en concertation avec le Chef de Mission et les

Coordinateurs techniques:

• Proposer de nouvelles orientations en fonction de l’évolution du contexte

Gestion des ressources humaines:

• Construire et maintenir une dynamique d’équipe permettant la bonne réalisation des objectifs Solidarités International dans sa zone d’intervention
• Gérer les besoins en personnel national et expatrié
• Assurer l’appui et le suivi méthodologique et technique des équipes logistique et administrative sous sa supervision
• Assurer le respect par les équipes programmes du plan d’action défini ensemble par le coordinateur technique et le(s) RP (suivi au quotidien des actions, implication dans le suivi budgétaire …)
• Participer à la mise à jour les profils de poste en collaboration avec la coordination (technique et RH)
• S’assurer de l’application de la politique et des procédures de ressources humaines Solidarités International (recrutement, EAP,...)
• Assurer le management des collaborateurs placés sous sa supervision directe (tenir régulièrement des entretiens individuels d’appréciation (EAP)…)
• Faire respecter le règlement intérieur
• Gérer les éventuels conflits pouvant surgir au sein des équipes quelles soient locales ou expatriées

Coordination et communication:

• S’assurer du respect des schémas de communication mis en place sur la base et dans la mission
• Assurer le relais entre les services (logistique, administration, programmes, etc.) et entre la base et la coordination
• Organiser des réunions hebdomadaires et mensuelles avec les équipes
• S’assurer du respect des formats et des procédures de reporting interne
• Participer aux réunions de coordination

Représentation:

• Participer aux différentes réunions de coordination (réunion inter agences, cluster, réunion de sécurité, etc.)
• Rencontrer les bailleurs lors de leur passage dans la zone, en accord avec le Chef de Mission
• Faire le suivi des engagements officiels souscrits par l’association au niveau régional/national
• Représenter légalement l'association auprès des partenaires financiers et des autorités administratives et militaires

Relations bailleurs / recherche de financements:

• Suivre et analyser les stratégies bailleurs sur sa zone d’intervention
• Participer, à la demande du CDM, à la recherche de financements et assurer la stabilité financière de la structure et des programmes mis en œuvre sur sa zone d’intervention
• Renforcer les relations entre Solidarités International et les représentants bailleurs sur sa zone d’intervention

LOGISTIQUE :

Gestion de l’approvisionnement:

• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs.
• Maitriser et s’assurer du respect des procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
• Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
• S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
• Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
• Participer à la rédaction des appels d’offre
• Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
• Contrôle et analyse les consommations de la base (carburant, matériaux sensibles, etc..)

Gestion du parc véhicules:

• Négocier les contrats de location de véhicules
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
• Superviser la mise en place du planning des mouvements de véhicules.
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules.
• Assurer de façon permanente une formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances.
• Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International, avec l’assistant logisticien
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule.
• Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
• S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules

Gestion du parc équipement / télécommunication:

• Superviser la mise à jour l’état de parc en temps réel
• Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités.
• Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
• Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
• Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication

Gestion et suivi du parc informatique:

• Superviser la mise à jour des antivirus
• Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation

Gestion des stocks:

• Choisir les locaux, élaborer le plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage
• S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
• S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
• Contrôler l’inventaire physique mensuel des stocks

Reporting / Capitalisation:

• Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
• Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur log/admin
• Fournir au coordo log/admin tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
• Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie

ADMINISTRATION

Trésorerie / comptabilité - Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses - Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds - Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les équipes - Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses - Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International - Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse - Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre - Superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base - Superviser l’envoi des archives administratives en coordination

Suivi budgétaire / financements:

• Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
• Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
• Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets

Gestion administrative de la mission:

• Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
• Participer au choix des locaux Solidarités International
• Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance

PROFIL :

Formation : Généraliste, Sciences Politiques, Gestion de Projets, Logistique et/ou Administration…

Expérience :

• Expérience professionnelle en ONG indispensable d’au moins 2 ans, un plus si expérience avec SI.
• Expérience indispensable de gestion d’équipe et en management à distance
• Expérience de mise en place de stratégies d’intervention dans un cadre humanitaire
• Expérience de travail en situation d’insécurité et de gestion de la sécurité

Compétences et connaissances techniques :

• Forte capacité de travail
• Connaissance des principes de base de la gestion comptable et budgétaire
• Connaissance des procédures logistiques d’achat, de transport et de gestion de stock
• Capacité de management d’équipes nationales et expatriées
• Esprit d’analyse et de synthèse (analyse importante du contexte géo politico – sécuritaire et de ses répercussions sur la situation humanitaire)
• Connaissance indispensable de l’humanitaire (acteurs en présence, mandats UN/ONG, rôle de l’acteur humanitaire VS gouvernement, droit humanitaire et principe de protection…)
• Connaissances de la mise en œuvre opérationnelle des activités NFI, SA et WASH recommandées
• Bonnes aptitudes rédactionnelles
• Connaissance informatique de base indispensable (Word, Excel, Outlook, internet…)

Personnalité :

• Autonomie
• Organisation et rigueur
• Proactivité
• Fermeté
• Grande capacité de travail
• Fort intérêt pour la compréhension de la géopolitique locale et sous régionale très complexe, et plus spécialement des problématiques de protection qui s’y rapportent.
• Diplomatie
• Résistance au stress
• Calme et patience
• Capacité à vivre en équipe
• Curiosité et esprit critique
• Réelle volonté et engagement envers le renforcement des capacités sur la mission

Langues :

Le français est la langue de travail utilisée avec les salariés et une partie de la population. La langue nationale la plus parlée sur place est le Swahili, mais toute l’équipe et beaucoup d’interlocuteurs parlent le français. La connaissance de l'anglais est recommandée (rédaction de certains rapports en anglais, nécessiter de capitaliser sur les documents produits par la communauté humanitaire en général).

STATUT:

Poste salarié : à partir de 1700 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 450 USD. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.

• Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
• Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).

DURÉE DE LA MISSION: 12 mois à partir du 15 mars 2013.

CONTACT:

Marie Beatrix Carrale

How to apply:

Vous pouvez postuler en ligne en envoyant CV et lettre de motivation.

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