Coordinateur logistique - Goma

MISSION Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.

But / finalité :

Le coordinateur logistique pilote les activités logistiques de la mission afin d’assurer le bon déroulement des programmes de Solidarités International dans le pays. Il assure la mise en place des procédures et outils logistiques Solidarités International sur la mission et veille à leur respect et à leur bonne utilisation. Il participe à la définition de la stratégie Solidarités International sur la mission, à la rédaction des projets et au dimensionnement des moyens nécessaires aux activités de Solidarités International. Il appuie le chef de mission dans la gestion opérationnelle de la sécurité. Il est le référent sur la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec la logistique.

FONCTIONS

Gestion de l’approvisionnement:

-Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses d’environnement achat effectuées par les logisticiens

-Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs

-Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission

-Elaborer le tableau des marchés lors de la rédaction des proposals, en fonction des BOQ fournies par les responsables de programme et/ou coordinateur programme

-Etablir les chronogrammes d’achat en fonction des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales

-Former les logisticiens aux tâches inhérentes à la gestion de l’approvisionnement

-Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation

-Superviser les achats réalisés à Goma pour les autres bases éloignées de Goma

-Contrôler les prévisionnels d’achat des bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission

-S’assurer du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ainsi que de leurs consommations

-Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la coordination

-Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison

-Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

-Prendre connaissance des procédures douanières et de la documentation en vigueur dans le pays d’intervention

-Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des standards Solidarités International et les faire valider par le responsable achat siège

Gestion du parc véhicules:

-Dimensionner le parc véhicules en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc

-S’assurer de la mutualisation des véhicules au niveau des bases

-Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission

-Définir la composition du lot de bord et vérifier qu’elle est respectée par les bases

-Définir les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes et s’assurer de leurs applications sur les bases

-Consolider et analyser les consommations mensuelles de carburant

-Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables

-Mettre en place une stratégie de prévention des détournements de carburant et de pièces détachées

-Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances…)

Gestion du parc d’équipements / télécommunication:

-Mettre en place une stratégie de renouvellement du parc

-Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc

-Consolider et mettre à jour l’état de parc de la mission en temps réel

-Dimensionner le parc d’équipements en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc et le respect des standards Solidarités International

-S’assurer de la mutualisation des moyens de la mission

-Dimensionner les moyens de communication sur la mission en fonction des possibilités et contraintes liées au terrain

-Prendre connaissance de la législation en vigueur en ce qui concerne le matériel de radiocommunication

-S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication

Gestion et suivi du parc informatique:

-Dimensionner le parc informatique de la mission

-Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour des antivirus

-S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique

-Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation

Gestion des stocks:

-Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels

-S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats Solidarités International

-S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques

-Consolider mensuellement la valorisation des dons sur l’ensemble des programmes de la mission

-Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme

Gestion des ressources humaines:

-Dimensionner le service logistique de la mission en fonction des programmes

-Mettre en place une stratégie logistique et fixer des objectifs aux équipes

-Briefer les logisticiens lors de leur arrivée et les appuyer tout au long de leur mission dans l’accomplissement de leurs objectifs

-Fournir aux logisticiens des supports et directives de formation

-Evaluer le personnel sous sa supervision directe et participer aux EAP des logisticiens de la mission

-Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe

-Garantir de bonnes conditions de vie et de travail à l’ensemble des équipes de la mission

-Établir un plan d’action des futurs travaux du Gestionnaire Logistique Opérationnelle

Sécurité:

-Déterminer avec l’équipe de coordination les moyens à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des équipes

-Veiller à la mise en œuvre de ces moyens sur les bases

-Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, aux moyens de communication et à la sécurisation des bâtiments

-Participer à la mise à jour des documents liés à la sécurité

-Superviser la réalisation des simulations d’évacuation

Reporting / Capitalisation:

-Consolider, traiter et analyser les rapports logistiques mensuels des bases et assurer le reporting logistique vers le siège selon la périodicité définie

-Participer activement à la rédaction des proposals et des rapports bailleurs pour les parties logistiques

-Capitaliser les informations sur les distances, les prix, les modes et les sociétés de transport

-Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)

-Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés au siège selon la périodicité établie

-Participer aux réunions de coordination relatives à la logistique, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation

-Etre l’interlocuteur privilégié du siège pour tout ce qui à trait à la logistique

-Superviser l’archivage des documents logistiques

Profil recherché

Formation :

En Logistique et management.

Expérience :

-Expérience professionnelle en ONG indispensable d’au moins 3 ans, un plus si expérience avec Solidarités International.

-Expérience indispensable de gestion d’équipe expatriée et nationale et en management à distance.

-Expérience de travail dans la gestion logistique dans des zones complexes.

Compétences et connaissances techniques :

-Forte capacité de travail.

-Connaissance des principes de base du supply chain management.

-Connaissance des procédures d’approvisionnement, de transport et de gestion de stock.

-Esprit d’analyse et de synthèse.

-Très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, internet…).

-Connaissances de la logistique opérationnelle des activités NFI, SA et WASH recommandées.

Personnalité :

-Autonomie

-Organisation et rigueur

-Proactivité

-Fermeté

-Grande capacité de travail

-Fort intérêt pour la compréhension de la géopolitique locale et sous régionale très complexe et plus spécialement des problématiques de logistiques qui s’y rapportent.

-Diplomatie

-Résistance au stress

-Calme et patience

-Capacité à vivre en équipe

-Curiosité et esprit critique

-Réelle volonté et engagement envers le renforcement des capacités sur la mission

Langues :

Le français est la langue de travail utilisée avec les salariés et une partie de la population. La langue nationale la plus parlée sur place est le Swahili, mais toute l’équipe et beaucoup d’interlocuteurs parlent le français. La connaissance de l'anglais est recommandée (rédaction de certains rapports en anglais, nécessité de capitaliser sur les documents produits par la communauté humanitaire en général, communication avec partenaires).

STATUT:

Poste salarié : à partir de 1700 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 450 USD. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.

-Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

-Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).

DURÉE DE LA MISSION:

12 mois à partir du 18 février 2013

CONTACT:

Marie Beatrix Carrale

How to apply:

Vous pouvez postuler directement en ligne en envoyant Cv et lettre de motivation.

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