Coordinateur Administratif & Financier Pays

Mission 1: Contribuer à la définition de la stratégie de la mission

Le Coordinateur Financier est responsable :

de l’élaboration du cadre budgétaire de la mission à partir des structures budgétaires des missions Est et Ouest;
de la disponibilité des informations financières et budgétaires aux autres départements pour la définition de la stratégie pays ;
de la validation final dans l’élaboration dans les délais et en qualité de la partie financière et budgétaire des « proposals » et rapports bailleurs des missions Est et Ouest.

Activités :

Apporter la contribution financière et budgétaire aux discussions de coordination ;
Apporter du conseil aux autres départements sur leurs besoins financiers et budgétaires ;
S’assurer que les besoins et contraintes financiers et budgétaires sont bien pris en compte dans l’écriture des projets ;
Collecter les informations et rédiger les parties financières et budgétaires des « proposals », rapports bailleurs et plans de financement mission à partir des structures budgétaires des missions Est et Ouest;
S’assurer de la cohérence de sa contribution aux « proposals » et rapports avec le reste du document ;
Représenter la mission en externe pour les questions financières et budgétaires et développer son réseau pour des échanges d’informations et de bonnes pratiques.

Mission 2: Garantir la tenue comptable de la mission

Le Coordinateur Financier est responsable :

de la diffusion et du respect des procédures comptables sur toute la mission ;
de l’exactitude des données comptables et analytiques saisies des missions Est et Ouest;
de la consolidation et transmission dans les temps de la liasse comptable mensuelle des missions Est et Ouest;
du contrôle des caisses et banques selon les règles  ACF.

Activités :

S’assurer du bon paramétrage du logiciel comptable ;
S’assurer de la saisie des données comptables, extra comptables et expatriés dans le logiciel comptable ;
Contrôler la tenue du livre de banque et les pointages et les rapprochements bancaires ;
Superviser le contrôle des factures ainsi que l’archivage selon les procédures ACF ;
Contrôler et valider la liasse comptable  mensuelle et en assurer l’envoi au Siège ;
Contrôler physiquement le comptage des caisses en capitale et sur les bases lors des visites.

Mission 3: Garantir la gestion de la trésorerie sur la mission

Le Coordinateur Financier est responsable :

de la définition, de la diffusion et du respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management) sur la mission ;
de la disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage ;
de l’adaptation des modalités de transferts de fonds au contexte local et sécurité ;
du contrôle de la cohérence entre les demandes de trésorerie et le BFU ;
de l’anticipation des risques liés à la trésorerie et de la résolution des difficultés.

Activités :

Définir et mettre à jour la procédure de conservation et mouvement de fonds (Cash Management) adaptée au contexte local, proposer des alternatives en cas d’évolution du contexte, autoriser et organiser les transferts de fonds sur les bases ;
Consolider et valider le prévisionnel de trésorerie des missions Est et Ouest et en assurer l’envoi au Siège ;
Consolider les demandes d’avances de trésorerie sur les budgets non signés (Bridge Funds) et en assurer l’envoi au Siège ;
Communiquer les paiements réalisés par le siège pour le terrain ;
Suivre les versements des contrats bailleurs signés sur le terrain ;
Valider le choix des établissements bancaires, s’assurer de leur solvabilité et fiabilité, optimiser les conditions, valider et effectuer les demandes d’ouverture ou fermeture de comptes et d’ajout de signatures selon les procédures ACF ;
Valider les modalités de paiement des contrats récurrents et s’assurer de leur paiement à échéance ;
Autoriser les mises en paiement des dépenses de la mission selon les procédures ACF.

Mission 4 : Garantir la gestion budgétaire et financière

Le Coordinateur Financier est responsable :

de la diffusion et du respect des règles financières des bailleurs ;
de l’élaboration du budget annuel ;
de l’animation budgétaire de la mission et du pilotage du processus de prévision budgétaire ;
de l’analyse de coûts et des alertes nécessaires ;
du suivi des risques financiers et des alertes nécessaires ;
de l’apport des éléments nécessaires à la négociation avec les bailleurs et de la production des documents bailleurs.

Activités :

Vvalider les budgets des projets ;
Préparer le budget annuel de la mission ainsi que sa révision ;
Editer, vérifier et communiquer les suivis budgétaires (projections incluses) mensuels à l’équipe de coordination et aux Administrateurs des missions Est et Ouest, questionner leur pertinence, alerter et apporter du soutien aux Coordinateurs ;
Editer, vérifier et communiquer le suivi budgétaire des fonds propres selon les procédures ACF ;
Valider le circuit et les seuils d’autorisation de dépenses définis par la Logistique ;
Identifier les risques financiers (évolution du taux de change, inflation…), sensibiliser les Coordinateurs aux risques sur leur domaine ayant un impact financier, alerter le Directeur Pays et le siège, apporter du soutien dans le pilotage du risque ;
Assurer la production ainsi que l’archivage des rapports financiers selon les délais et formats bailleurs ;
Superviser le pré-audit des contrats de financement bailleurs et répondre aux questions des auditeurs.

Mission 5 : Promouvoir et assurer la collaboration et la coordination financière et budgétaire avec les partenaires de la mission

Le Coordinateur Financier est responsable :

de la participation au processus de sélection des partenaires et de la validation de l’analyse des risques sur les aspects financiers transmise par les bases ;
de la définition avec les partenaires des modalités de gestion financière et budgétaire dans le cadre des projets mis en place conjointement ;
de la validation des aspects financiers et budgétaires des conventions et accords de partenariat ;
de la capitalisation au niveau de la mission de toutes les pratiques innovantes en matière de gestion financière et budgétaire dans le cadre des partenariats.

Mission 6 : Prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption

Le Coordinateur Financier est responsable :

de l’identification des risques de fraude et de corruption sur son activité et de la mise en place d’actions préventives et de contrôle ;
de la sensibilisation de son équipe sur les risques de fraude et de corruption ;
de l’alerte du Directeur Pays en cas de situation de fraude et de corruption et de la mise en place d’actions correctives ;
de la mise en œuvre et du suivi des recommandations suites aux contrôles et audits.

Mission 7 : Encadrer et accompagner l’équipe Finance

Le Coordinateur Financier est responsable :

Etre le référence technique des administrateurs pays des missions Est et Ouest
du management quotidien de son équipe (animation, suivi,  motivation …) ;
de l’évaluation de la performance et du développement des compétences des membres de son équipe ;
du management fonctionnel des équipes dont il a la responsabilité.

Activités :

Définir les besoins Ressources Humaines de son activité et l’organigramme de son équipe ;
Participer au recrutement de ses équipes ;
Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels ;
Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;
Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail ;
Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe ;
Apporter un support technique aux équipes ;
Identifier les besoins de formation des membres de l’équipe ;
Créer, organiser et animer des formations ;
Gérer les difficultés d’équipe.

Niveau d’études / diplôme spécifique / connaissances spécifiques souhaitées :

Diplôme supérieur en économie ou en finance.
Compétences requises :
Solide expérience en administration. Rigueur, Fermeté.
Expérience humanitaire nécessaire : OUI

How to apply: 

Please apply online with CV and cover letter athttp://actionagainsthunger.theresumator.com/apply/PiERYD/Coordinateur-Ad...