Consultants pour l'Etude diagnostic des systèmes d’information et de gestion des Coopératives d’Epargne et de Crédit en République Démocratique du Congo

Le programme d’appui au Secteur de la micro finance (PASMIF II) est un programme du gouvernement de la République Démocratique du Congo, financé et mis en œuvre conjointement par le PNUD et UNCDF avec le soutien de la Coopération suédoise. Le PASMIF II (2010-2014) se propose de consolider les acquis de la mise en œuvre de la première phase du programme démarrée en 2007 et clôturée en 2009. Cette dernière a permis d’assurer le renforcement des capacités des parties prenantes et la mise en place d’une approche sectorielle avec des actions au niveau macro, méso et micro pour une inclusion financière durable en RDC. Le PASMIF II a pour objectif de contribuer à l’atteinte des OMD en RDC par l’appui à l’inclusion financière en renforçant les capacités des acteurs. Il s’agit d’améliorer l’accès aux services financiers viables, de qualité et diversifiés, en direction des populations à faibles revenus  en milieu rural et urbain. La stratégie d’intervention du PNUD et de UNCDF est de soutenir les efforts visant à favoriser l’inclusion financière par des mécanismes durables pouvant être reproduits à plus grande échelle par le secteur privé, les autres partenaires au développement et les autorités nationales. Dans le cadre de la deuxième phase, les appuis du PASMIF seront encore basés sur les demandes et besoins exprimés par les entités bénéficiaires et se focaliseront sur le soutien : (i) au cadre légal et institutionnel, (ii) au renforcement des structures d’encadrement et de professionnalisation des PSF notamment sur les aspects liés à la transparence financière, la maîtrise des risques, et la protection des clients (iii) aux innovations financières pour accroître la portée et réduire les coûts de transaction incluant le mobile banking (iv) au renforcement des partenariats stratégiques entre banques et IMF et (v) à la mise au point de mécanismes financiers permettant l’accès au refinancement. Une des approches du PASMIF II consiste à donner des réponses appropriées et d’orienter les efforts là où les besoins sont ressentis. Il en est ainsi au niveau de l’appui à l’infrastructure financière, incluant la mise en œuvre d’une stratégie ciblée en direction de l’Association Professionnelle des COOPEC (APROCEC asbl) et de ses membres en matière de Technologies d’Information et de Communication.  La présente étude a pour objet de faire une mise à jour et compléter la première étude diagnostic  qui a été menée en 2009 dans le cadre de la première phase du PASMIF sous la supervision du Fonds de Promotion Microfinance. L’étude de 2009 a été basée sur un échantillon de huit (8) institutions et a abouti à diverses recommandations qui n’ont pas encore été toutes réellement mises en œuvre et qui méritent d’être revisitées. En effet, l’environnement du secteur a évolué durant les trois dernières années tant au niveau du cadre légal et réglementaire qu’au niveau des acteurs et des opérations. Il s’avère ainsi nécessaire d’actualiser l’étude diagnostic, en particulier s’agissant des COOPEC agréées par la Banque Centrale, et d’élaborer un nouveau plan d’action avec des activités ciblées. Ce diagnostic complémentaire sera mené tout en initiant les actions préalables à l’informatisation d’une première série de COOPEC pilotes qui seront identifiées en étroite consultation avec la Banque Centrale et l’ APROCEC . Il est ainsi envisagé de recruter deux experts indépendants spécialisés en système d’information et en microfinance pour réaliser cette mission.

Duties and Responsibilities

La mission a pour objectif de: Actualiser le précédent état des lieux des SIGs des IMFs et COOPEC en se basant  sur un autre échantillonnage, et vérifier la pertinence des précédentes recommandations compte tenu de l’évolution du secteur; Compléter l’étude par un diagnostic rapide de l’environnement du secteur en se focalisant sur les besoins de trois acteurs principaux du secteur  (BCC, association professionnelle, prestataires locaux de services techniques) en liaison avec les besoins en SIG  en particulier au niveau des COOPEC; Détailler les diverses solutions alternatives pour le volet appui aux SIG des COOPEC; Identifier et préparer les activités préalables à l’informatisation d’une liste préétablie de COOPEC sur le plan de l’organisation, des procédures, de ressources humaines et formation pour tenir compte d’une informatisation future.  Mandat du consultant Les Consultants auront ainsi à réaliser les tâches ci-après: Evaluation de la situation et des besoins des IMFs en matière de TIC et en en système de gestion en général; Etablir, en collaboration directe avec le PASMIF, un échantillon d’IMFs ou de réseaux COOPEC qui feront l’objet d’une évaluation individuelle dans la suite de l’étude; Effectuer une descente auprès de chaque institution (IMF ou Coopec) identifiée dans l’échantillonnage pour évaluer plus précisément leur situation et besoins; Compléter éventuellement l’étude par une enquête (questionnaire, mail ou téléphone) auprès d’une liste élargie d’IMF et Coopec; Faire un nouvel état des lieux du SIG et le niveau de réalisation des recommandations de l’étude de 2009 au regard de l’évolution de l’environnement du secteur; Proposer un système de collecte d’informations comptables et de gestion approprié et adapté au nouveau plan comptable (PCCI)  et , des tableaux de synthèse pour orienter la prise de décisions; Formaliser des nouvelles recommandations, proposer des outils et solutions tenant compte des améliorations à proposer, des nouveaux besoins identifiés et de l’évolution du secteur  Evaluation des besoins d’appuis et de renforcement des autres acteurs principaux du secteur dans ses interrelations avec les COOPEC Organiser des séances de travail avec la BCC pour identifier et définir les actions d’appui et/ou les outils à mettre en œuvre au niveau du régulateur spécifiquement au niveau du secteur de la microfinance et dans sa relation éventuelle avec l’ensemble du secteur financier; Discuter avec l’association professionnelle et les réseaux de Coopec  agréés sur ses rôles et les éventuels besoins pour lui permettre de les assurer; Identifier avec le PASMIF et les parties prenantes un échantillon de principaux prestataires locaux, et établir les caractéristiques des offres locales en prestations ainsi que les éventuels appuis nécessaires pour leur permettre de proposer des offres répondant aux besoins des COOPEC agréées. Organiser des séances de travail avec la BCC pour identifier et définir les actions d’appui et/ou les outils à mettre en œuvre au niveau du régulateur spécifiquement au niveau du secteur de la microfinance et dans sa relation éventuelle avec l’ensemble du secteur financier; Elaborer un plan d’action et un descriptif détaillé des activités à mener en appui aux besoins du secteur en matière de système d’information Identifier les diverses actions d’appui au secteur notamment dans l’amélioration du système d’information de gestion (SIG) des COOPEC et dans la dotation d’outils et appui aux autres parties prenantes, avec les solutions alternatives pour chaque catégorie de besoins; Valoriser les diverses activités à mener et proposer un phasage pour leur réalisation; Restituer pour approbation le plan d’action proposé; Rédiger les termes de référence pour les diverses activités approuvées. Identifier les diverses actions d’appui au secteur notamment dans l’amélioration du système d’information de gestion (SIG) des COOPEC et dans la dotation d’outils et appui aux autres parties prenantes, avec les solutions alternatives pour chaque catégorie de besoins;  Revue de l’organisation et des procédures des COOPEC cibles. En prenant comme hypothèse une informatisation des principales activités opérationnelles (collecte d’épargne, octroi de crédit, gestion de compte, …), les consultants  doivent, pour chaque COOPEC cible: Identifier les éventuels postes de travail à rajouter dans l’organisation ou les fiches de poste à modifier en précisant les nouvelles missions et attributions; Analyser les processus de traitement (circuit) et identifier les aménagements éventuels à faire au niveau des procédures pour introduire le nouveau système informatique; Aider la COOPEC à mettre à jour les outils manuels utilisés (fiches, registres, etc.); Identifier les données de base essentielles à reprendre dans le futur système informatique (données sur les membres/clients, sur les crédits/épargnes, etc.) et évaluer leur fiabilité et leur disponibilité; Organiser et préparer la reprise des données (initialisation de la base de données) dans le système informatique (codification, mise en place d’outil bureautique pour une saisie progressive, modalité de vérification et de validation des données, etc.); Formaliser l’ensemble des recommandations et effectuer une restitution interne à chaque IMF pour voir les modalités d’application.  Evaluation des ressources internes et proposition de plans d’action spécifiques à chaque COOPEC Vérifier l’adéquation des ressources internes (personnel) aux nouvelles attributions issues de l’informatisation des systèmes de même que la disponibilité des effectifs par rapport aux nouvelles charges de travail; Elaborer des plans éventuels de réaffectation et/ou de formation des ressources en place, voire de nouveau recrutement pour les postes non attribués si nécessaire. Il est précisé que les IMFs concernées sont de taille très modeste, et il sera surtout cherché un plan de réorganisation basé essentiellement sur les ressources en place sauf cas flagrant d’absence de compétence et/ou d’effectif en interne. Durée de la mission La mission est prévue pour une durée maximum de 30 jours. Elle va se dérouler essentiellement dans les zones de concentration des COOPEC  (Kinshasa, Goma, Bukavu). Une assistance ponctuelle à distance d’un maximum de 10 jours est prévue pour la finalisation des Termes de références des activités identifiées. Livrables A l’issue de la mission, il est attendu du Consultant: Un rapport provisoire de mission qui sera restitué auprès d’un ensemble d’acteurs formé par le projet et les parties prenantes du secteur. Propositions de termes de référence pour les activités identifiées dans le cadre de l’étude et approuvées par les parties prenantes. Les commentaires des partenaires y compris ceux du PNUD et de UNCDF sur le rapport provisoire et documents produits seront intégrés dans le rapport final que les Consultants devront transmettre à UNCDF avec copie au PNUD au plus tard une semaine après la fin de sa mission. Le rapport comprendra une table de matières incluant un résumé de 5 pages au maximum, une liste des abréviations et sigles utilisés, et la liste des tableaux et encadrés éventuels. Les sources des documents utilisés notamment celles des données et tableaux devront être clairement indiquées.

Competencies

Aptitude interactives: Etablit des normes et objectifs de performance et assume les responsabilités y afférentes. Orientation sur les Résultats: Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés. Communication: Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale

Required Skills and Experience

L’équipe en charge de la mission sera composée de deux consultants ayant les profils suivants: Consultant International, Chef de mission,  Edcuation: Expert en système d’information (diplômé en études supérieures en systèmes d’information, sciences de gestion ou organisation de niveau Bac+5 minimum), Expériences 10 ans d’expériences, de très bonnes connaissances en microfinance avec des expériences avérées en microfinance dans des pays d’Afrique (ou pays moins avancés). Il doit avoir effectué au moins une mission en Afrique francophone, de préférence en Afrique centrale. Une connaissance de la République Démocratique du Congo est un atout pour la mission. Consutant national, Spécialiste en microfinance avec une expertise en organisation et procédures, de niveau bac+5 minimum, 5 ans d’expériences, avec une très bonne connaissance du secteur de la microfinance en RDC. Les candidats intéressés sont invité à soumettre leurs CVs  reprenant les expériences les plus pertinentes,  ainsi qu’une lettre de motivation. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s à soumettre les propositions techniques et financières. Évaluation et comparaison des Propositions: L’évaluation des Propositions se déroule en deux temps. L’évaluation des Propositions techniques est achevée avant l’ouverture et la comparaison des propositions financières. Les candidatures  seront avant tout  évaluées sur la base du degré de réponse aux termes de référence. Les Candidats présélectionnés seront par la suite contactés afin de soumettre un plan de travail . Seules les offres des soumissionnaires qui auront obtenu  un score d’au moins 70%  lors de l’évaluation technique  seront considérées pour la seconde partie de l’évaluation. Lors d’une deuxième étape, les offres financières de tous les Soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale de 70% à l’évaluation technique seront comparées. Le contrat sera attribué au soumissionnaire ayant fait la meilleure offre de prix.

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