Contrôleur Financier Provincial/ Provincial Financial Controller

An English Description Will Follow:

Le Contrôleur Financier Provincial pour Tanganyika est chargé de toute la gestion fiscale (fonction financière et comptable) du bureau de l’IRC RDC de Kalemie et de 2 bureaux antennes dans la région de Tanganyika. Le Contrôleur Financier Provincial dirigera et contrôlera le travail du service des finances et collaborera avec le Directeur Adjoint (Sous Directeur), le Directeur Provincial et le Directeur Financier sur les matières financières et budgétaires de la province et des sites sur terrain.

Basé à Kalemie avec des visites régulières obligatoires sur terrain, le Contrôleur Financier Provincial fera ses rapports au Directeur Adjoint avec une ligne technique pointillée au Directeur Financier et gérera une équipe de 4 employés nationaux.

L’IRC au Tanganyika exécute des programmes dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la protection des enfants, et de la reconstruction communautaire.

RESPONSABILITES

Contrôle

a) Contrôle la préparation, l’évaluation, l’approbation et la soumission à temps de toutes les exigences financières au Siège à Kinshasa, y compris la clôture du mois et les réconciliations du bilan, tout en s’assurant que les soldes sont correctement soutenues. b) Evalue régulièrement les politiques financières, les systèmes et les procédures afin d’assurer l’efficacité sur les sites sur terrain et informer le Directeur Financier des changements proposés. c) S’assure mensuellement que les réconciliations du bilan sont effectuées à temps et que ces réconciliations finales ainsi que les balances d’inventaire sont évaluées avec le Directeur Adjoint et le Directeur Provincial et que les actions appropriées ont été prises pour des problèmes qui sont survenus. d) Facilite et coordonne les audits externes, internes, des donateurs et du gouvernement. e) Contrôle la protection des avoirs sur terrain (les espèces, l’inventaire, NEP) par la mise en application des politiques et procédures de contrôle interne. f) Maintiens mensuellement toutes les soldes qui ne sont pas en Dollars Américains au minimum afin de minimiser l’exposition des devises. g) Maintient les connaissances courantes et les exigences du gouvernement local en matière financière et s’assure de la conformité aux règlements fiscaux et autres exigences légales. h) Il est le point de contact principal avec IRC Lubumbashi/Kolwezi et IRC Kinshasa en toute matière concernant les finances, la comptabilité, la gestion du budget des subventions, et la gestion des espèces.

Formation et gestion du personnel

a) Fournit des directives et la supervision du personnel de toute l’équipe du service des finances de Kalemie. b) Fournit un appui technique au personnel financier provincial, y compris la guidance et les problèmes de conformité. c) Conjointement avec le personnel des Ressources Humaines, recrute et retiens le personnel qualifié du service des finances en faisant des interviews et des évaluations sur les capacités techniques des candidats. d) En consultation avec le Services des Ressources Humaines, élabore et exécute un programme de formation pour le personnel du service des finances afin d’assurer du développement du personne et minimiser l’exposition de l’IRC au cas ou le personnel est absent ou quitte l’organisation. e) Garde les descriptions de taches courantes pour tous les postes dans le groupe finance. f) S’assure que les évaluations de performance complètes et constructives sont faites et terminées à temps et facilite la discussion sur la performance et les options de carrière avec le personnel du service des finances. g) Contrôle la formation et le soutien technique au personnel du service de logistique et administratif du programme pour l’amélioration des capacités dans le domaine de la comptabilité, des rapports et du contrôle interne.

Gestion de la trésorerie

a) Supervise toutes les relations bancaires du bureau de Kalemie et les activités du compte bancaire. b) En conformité avec le Manuel Financier de l’IRC RDC, exécute les politiques en rapport avec les limites de garder les espèces et les mouvements des espèces. c) Contrôle l’élaboration, l’évaluation, la réconciliation et l’approbation à temps de tous les comptes bancaires et des espèces. d) En conformité avec le Manuel Financier de l’IRC RDC, exécute les politiques en rapport avec les paiements en avance, les termes de crédit, et l’utilisation des instruments de paiement bancaire. e) Elabore, exécute et contrôle les systèmes, les procédures, et la rédaction des rapports nécessaires pour maintenir sur les bases actuelles les prévisions exactes des exigences des espèces pour satisfaire les dépenses à venir, y compris les engagements pris qui obligent l’IRC à effectuer des dépenses futures. f) Supervise la préparation des demandes de Transfert des Espèces à Kinshasa et s’assure que les soldes exactes sont maintenues pour faciliter l’exécution de la subvention. g) Supervise le recouvrement des créances contractuelles et autres.

Gestion des subventions et des budgets

a) Travaille étroitement avec les programmes et les subventions pour élaborer et contrôler des budgets opérationnels des programmes. b) Participe activement à la préparation et maintien des budgets opérationnels de terrain et de la province, y compris la préparation des lignes de conduites budgétaires afin d’assister les gestionnaires du programme à élaborer les budgets. c) Evalue le budget en exécution pour s’assurer qu’il est à jour de toutes les sources de financement, que les coûts sont corrects en termes d’achèvement raisonnable ; et que la province et les sites ont un plan pour financer les écarts, s’il y en a. d) Conformément aux exigences des donateurs et de la politique de l’IRC, élabore un budget des « Opérations de Terrain/Frais Généraux » et recommande une méthodologie d’allouer ces frais généraux aux budgets des subventions. e) Prépare les budgets en espèces, annuel et mensuel, à base du financement approuvé. f) Evalue le budget mensuel standard contre les rapports qui sont en réalité faits au personnel afin de s’assurer que les informations qui sont données au personnel sont correctes pour les besoins et qu’elles sont comprises par eux, et donner des données nécessaires du plan des dépenses contre les rapports réels. g) Présente et facilite l’évaluation des dépenses budgétaires réelles au Directeur Adjoint et aux gestionnaires des programmes et prendre une action appropriée pour les problèmes financiers qui surgissent. h) Identifie les exigences et élabore les formats de présentation des rapports pour faciliter la gestion des opérations et des dépenses de la province et du terrain. i) Fournit à la direction au niveau du terrain et de la province ainsi qu’au personnel du programme des rapports et analyses mensuels des dépenses réelles budgétisées pour les subventions de la province. j) Assure la préparation des rapports financiers mensuels, trimestriels, et/ou selon les règles du donateur, tout en s’assurant qu’ils ont complets, exacts, et produits à temps afin d’assurer une bonne évaluation, approbation et soumission a l’unité de subventions.

Contrôle internes

a) S’assure que toutes les politiques et procédures sont conformes à l’IRC et aux sources de financement. b) S’assure que l’allocation des salaires est basée sur les feuilles de présence. c) Contrôle étroitement toutes les activités financières et tiens les Directeur Adjoint, le Directeur Provincial et le Directeur Financier informés de toutes les situations qui peuvent potentiellement avoir un impact négatif sur le contrôle interne de la performance financière. d) Elabore les horaires, exécute ou supervise l’achèvement des audits de contrôle internes au niveau du terrain et de la province, et initie les actions nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne. e) S’assure qu’il y a une séparation correcte des taches et de délégation. f) S’assure que tout le personnel important/de direction est au courant et a accès ou a un exemplaire du Manuel Financier de IRC RDC. g) Evalue pour adéquation raisonnable la documentation pour définir l’autorité pour approuver les transactions, les approvisionnements, et les décaissements. h) S’assure que la liste des signataires autorisés et les formulaires d’information bancaire sont régulièrement mises à jour et les copies sont classées.

Autres domaines

a) Quand c’est nécessaire et applicable, donne la guidance au service des sous subventions sur les contrôles internes nécessaires pour une bonne gestion des activités des sous subventions. b) Visite les bureaux de terrain pour montrer des omissions financières et assurer la formation du personnel.

CONDITIONS

Education/Certification • Diplôme de Licence en Comptabilité, Commerce, Administration des Affaires ou Finance. • Certificat professionnel reconnu en recherche comptable comme le CPA, ACCA. • Diplôme de Maîtrise dans ce domaine serait un avantage.

Expérience • Au mois 3 ans d’expérience financière au niveau élevé • Au mois 3 ans d’expérience dans une organisation sans but lucratif ou 5 ans d’expérience managériale dans une organisation commerciale internationale. • Expérience intensive de travailler avec les systèmes informatisés de comptabilité – de préférence une expérience avec SUN et Vision

Compétences et capacités • Excellentes capacités communicationnelles – écrites et orales • Connaissance du Français ; • Doit se sentir à l’aise d’être un membre plein d’initiative de l’équipe de direction ; • Doit chercher à identifier et communiquer les problèmes potentiels et proposer des solutions ; • Doit être en mesure de fonctionner dans un environnement de travail faiblement structuré mais complexe et de déterminer les priorités et de traiter simultanément et efficacement plusieurs exigences ; • Capacité d’exécuter des responsabilités indépendamment avec un appui technique minimal de la part de l’organisation ; • Doit être patient et être un bon communicateur qui peut travailler dans un environnement organisationnel impliquant une diversité culturelle, les langues, et des intérêts personnels et des intentions cachées. • Doit être engagé à la formation et au développement du personnel.

Veuillez postuler au: http://tbe.taleo.net/NA2/ats/careers/requisition.jsp?org=IRC&cws=1&rid=7132

Scope: The Provincial Finance Controller for Tanganyika has overall fiscal management responsibility (finance and accounting functions) of the IRC DRC Kalemie field office and the 2 antenna offices within the Tanganyika territory. The Provincial Finance Controller will guide and oversee the work of the finance unit and will liaise with the Deputy Director, the Provincial Director and the Finance Director on financial and budgetary matters related to the province and field sites. Based in Kalemie with regular required travel to the field, the Provincial Finance Controller will report to the Deputy Director with a dotted technical line to the Finance Director, and manages a team of about 4 national staff.

IRC in Tanganyika implements programs in health, education, child protection and community-driven reconstruction (CDR).

Responsibilities: Controllership a) Oversee the timely preparation, review, approval and submission of all financial reporting requirements to Kinshasa National Office, including month end closing and balance sheet reconciliations, ensuring that balances are adequately supported. b) Regularly review finance policies, systems and procedures to ensure efficiency and effectiveness within the field sites and advice the Finance Director of proposed changes.
c) Ensure that on a monthly basis balance sheet reconciliations are completed on a timely basis and those final reconciliations and trial balances are reviewed with the Deputy Director and Provincial Director and appropriate action taken on matters arising.
d) Facilitates and co-ordinates external, internal, donor or government audits e) Oversees the protection of the field assets (cash, inventory, NEP) through the enforcement of internal control policies and procedures. f) On a monthly basis maintain all non USD denominated balances at a minimum to minimized foreign exchange exposure g) Maintains current knowledge of local government requirements related to financial matters and ensures compliance with tax regulations and other legal requirements. h) Is the principal liaison with IRC Lubumbashi/Kolwezi and IRC Kinshasa on all finance, accounting, grant budget management, and cash management matters

Training and staff management a) Provide guidance to and overall staff supervision of the Kalemie Finance team. b) Provide technical support to provincial finance staff including guidance on compliance issues. c) In conjunction with HR staff recruit and retain high quality finance staff by conducting interviews and providing assessment on candidates technical abilities d) In consultation with HR department develop and implement a training program for the finance staff to ensure staff development and minimize IRC’s exposure when staff are absent or depart. e) Maintains current job descriptions for all positions within the finance group. f) Ensures comprehensive and constructive performance reviews are done and completed on a timely basis and facilitates discussion of performance and career options with all finance staff. g) Oversees training and technical support to the program, logistics and administrative staff for skills improvement in the areas of accounting, reporting and internal control.

Treasury management a) Supervises all Kalemie office bank relations and bank account activities. b) In compliance with IRC DRC Finance Manual implement policies regarding cash holding limits and cash movements. c) Oversees the timely preparation, review, reconciliation and approval of all monthly bank and cash accounts.
d) In Compliance with IRC Finance Manual implements policies on advance payments, credit terms, and use of bank payment instruments. e) Designs, implements, and monitors systems, procedures and reporting necessary to maintain on current basis accurate forecasts of cash requirements for meeting future spending, including commitments entered into and which obligate IRC to future spending. f) Supervises the preparation of Cash Transfer Requests to Kinshasa and ensures that appropriate balances are maintained to facilitate grant implementation. g) Supervises the collection of contractual and other receivables.

Grants and budget management a) Work closely with programs and grants to develop and monitor operating and program budgets. b) Actively participate in the preparation and maintenance of the Field and Province Operating Budgets; including preparation of budget guidelines to assist program managers in formulating budgets. c) Review the operating budget to ensure that it is up to date for all funding sources; that the costs are adequate in terms of completeness and reasonableness; that the province and field sites have a plan for funding gaps, if any. d) In compliance with donor requirements and IRC policy develops the “Field Operations/Overhead” budget and recommends a methodology for allocation of overhead to grant budgets. e) Prepares the annual and monthly cash budgets based on approved funding. f) Review the standard monthly budget v actual reports currently being provided to staff to ensure that information provided is adequate for the needs and understood by them, and provide the required data for spending plan versus actual reports. g) Presents and facilitates the review of actual to budget expenditures with the Deputy Director and program managers and take appropriate action on financial matters arising. h) Identify requirement for and develop reporting formats to aid in the management of provincial and field operations and expenditures. i) Provides Field and Provincial management and program staff with monthly actual-to-budget expenditure reports and analysis for grants in the province. j) Ensures preparation of monthly, quarterly and or as per the donor rules, financial reports ensuring they are complete, accurate and produced on a timely basis to ensure adequate review, approval and submission to the grants unit.

Internal controls a) Ensures that all policies and procedures are in compliance with IRC and funding sources. b) Ensure that the allocation of salaries is based on timesheets c) Closely monitor all financial activities and keep the Deputy Director, the Provincial Director and Finance Director of all situations which have the potential of a negative impact on internal controls of financial performance. d) Develops schedules and performs or supervises the completion of field and provincial internal control audits, and initiates actions necessary to correct internal control weaknesses. e) Ensure that there is adequate segregation of duties and delegation. f) Ensure that all relevant / senior staff are aware of and have access to or copies of the IRC DRC Finance Manual g) Review for adequacy and reasonableness, the documentation for delineating authority for approving transactions, procurements, disbursements h) Ensure that authorized signatory list and bank information forms are regularly updated and hardcopies are on file.

Other areas a) Where necessary and applicable provide guidance to the sub grant unit on internal controls necessary for the proper management of sub grants activities b) Visit field offices to provide financial oversight and training to staff

Requirements Education/certification • Bachelors degree in Accounting, Commerce, Business Administration or finance • Recognized professional certificate in accounting search as CPA, ACCA • Relevant Masters degree would be an added advantage Experience • Minimum of 3 years financial experience at a senior level • Minimum of 3 experience in a not for profit international organization or 5 years of managerial experience in an international commercial organization • Extensive experience in working with computerized accounting systems – experience with SUN and Vision preferred Skills and Abilities • Excellent communication skills – written and verbal • Knowledge of French language • Must be comfortable in being a proactive member of the top-management team • Must seek to identify and communicate potential problems and propose solutions • Must be able to function effectively in a loosely structured, but complex work environment and to set appropriate priorities and deal effectively with numerous simultaneous requirements • Ability to carry out responsibilities independently with minimal technical support from within the program organization. • Must be a patient and good communicator who can function in an organizational environment involving a diversity of cultures, languages, and personal interests and agendas. • Committed to staff training and development.

Please apply at : http://tbe.taleo.net/NA2/ats/careers/requisition.jsp?org=IRC&cws=1&rid=7132