Le Senior Coordinateur Logistique fournit des conseils techniques, développe et renforce les capacités du staff logistique, et implémente de nouveaux outils de gestion. Le SCL assistera le staff logistique basé sur le terrain et implémentera un système logistique et technique de qualité en fournissant des conseils techniques, en respectant et implémentant les procédures logistique IRC, en développant des trainings sur les procédures logistique (chaine d’approvisionnement) des donateurs, en suivant régulièrement les activités logistiques développées sur le terrain et en assistant les Directeurs de Province dans la planification des opérations et la gestion des risques. Le SCL aura ainsi le rôle de Chef de projet pour l’implémentation de nouveaux systèmes logistique et prendra des initiatives afin d’assurer un support maximum aux Directeur de Provinces – en ressource matérielle mais aussi en renforcement de capacité -, et travaillera en étroite collaboration avec les équipes logistiques provinciales (préparation d’audits, évaluation des besoins, élaboration de plan d’action, supervision technique, …). Ce poste requiert des voyages réguliers en Province et sur le terrain et peut nécessiter, le cas échéant, des déploiements à court terme pour couvrir des remplacements. Le SCL reportera directement au Directeur des Operations et travaillera en étroite collaboration avec les Directeurs Provinciaux, les équipes logistiques provinciales, les équipes programmes et support programmes basées a Kinshasa (ICT, RH, Administration et finance) et le senior staff basé au siège de New York.
Responsibilités:
Global: 1. Développe et maintien une excellente connaissance des procédures des donateurs de l’IRC (particulièrement DFID, World Bank, ECHO, USAID-OFDA, …) en RDC relatives a la gestion de la chaine d’approvisionnement (Achat, Entreposage, Transport), à la gestion des équipements et à tout autre domaine logistique. 2. Etablit le Rapport National de Gestion Logistique Mensuel et donne des feedback sur les Rapports Provinciaux de Gestion Logistique Mensuel aux Directeurs de Province et au Directeur des opérations ; ce rapport mettra en avant les besoins identifiés. 3. Développe, en collaboration avec les ressources humaines et le Senior staff du siège à New York, le module d’orientation logistique et le matériel de training adéquat afin de créer un paquet intégré et performant, exploitable par tout type de staff. 4. Développe un calendrier annuel de visite de supervision technique sur le terrain incluant au minimum 2 visites par an et par site. Un audit ou control interne sera effectue a chaque visite afin de faire un inventaire physique des inventaires et des molécules, ainsi qu’une vérification des fiches de stock. Chaque visite sera suivie d’un rapport de visite partagé avec les acteurs concernes. Le rapport de visite inclura les recommandations adéquates (réduction des risques, plan d’actions avec mesures correctives, …) 5. Participe aux audits internes et/ou externes sur les composantes logistiques de la mission en mettant en place des plans de contrôle interne. 6. Dirige l’implémentation de nouveaux systemes ou de nouvelles initiatives assignés par le Directeur des opérations.
Logistique:
- Délivre une orientation efficace et continue au staff logistique et au staff senior IRC RDC.
- Renforce et implémente si besoin les capacités techniques et logistiques du staff sur les procédures IRC et celles des donateurs, ainsi que le système de reporting des activités.
- Travaille en étroite collaboration avec le staff médical pour assurer un management logistique des médicaments (Chaine de froid, Achat, Inventaire, Transport, Distribution) efficace et conforme aux procédures IRC.
- Suit la préparation des plans d’achats par donateur et par projet et si besoin renforce les capacités des équipes logistiques et projets sur le terrain.
- Contrôle les dossiers d’achats importants (supérieur à 100,000 USD) et vérifie que les dossiers sont montés en adéquation avec les procédures des donateurs et celles de l’IRC (contrôle de la qualité de la documentation, des notes au dossier, …) avant la soumission de ces dossiers au Directeur des opérations et au Directeur régional.
- Implémente une procédure standard pour la gestion du charroi (maintenance, consommation, sélection des garages autorisés, planification efficiente des mouvements, …)
- Assiste les équipes provinciales dans la mise en place des plannings d’inventaires et contrôle régulièrement sur le terrain le management des équipements (numérotation, utilisation, déclassement, …)
- Compile les rapports semi-annuels des inventaires et fait le lien avec les assurances ; supporte les bureaux provinciaux dans le suivi des équipements perdus et/ou endommagés et assure la consolidation des dossiers pour les assurances.
- Consolide, en étroite relation avec les bureaux provinciaux, les distributions des équipements, leur maintenance, et le plan général annuel de renouvellement.
- Planifie et organise deux fois par an un séminaire logistique pour rendre les unités logistiques provinciales pleinement fonctionnelles et efficaces.
Veuillez postuler au: http://tbe.taleo.net/NA2/ats/careers/requisition.jsp?org=IRC&cws=1&rid=7244
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