Sous la supervision du Conseiller à la Sécurité, l'Assistant(e) Administratif(ve) à la Sécurité assure l'exécution efficace des services et processus administratifs en assurant un travail fiable et de haute qualité.
L'Assistant(e) Administratif(ve) à la Sécurité L'Associé(e) promeut une approche de travail prenant en considération les besoins des destinataires des services en conformité avec les règles et procédures. Elle/Il travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations du PNUD et des autres Agences du Système des Nations Unies ainsi qu'avec le personnel du siège du PNUD, afin d'échanger des informations et de s'assurer que des services cohérents sont délivrés.
Duties and Responsibilities
Assurer l'appui à la mise à jour de la base de données pour la gestion et le suivi du personnel du SNU visant les résultats suivants :
- Tenue et mise à jour régulière de la liste complète de tout le staff des agences par nationalité, agence et nombre de dépendants ;
- Suivi des mouvements du Staff UN en poste ou en mission en Union des Comores ;
- Contrôle radio VHF efficace et régulier.
Fournir les services de gestion et de suivi administratif des matériels et équipements, visant les résultats suivants :
- Suivi et achat des matériels et équipements pour le bureau de la Sécurité ;
- Appui à la gestion des opérations de transit (attestation de destination, déclaration en douane pour les effets importés et financés par le bureau de la Sécurité) ;
- Gestion du stock des fournitures de bureau et des consommables ;
- Suivi et mise à jour de l'inventaire des matériels et équipements du bureau de la Sécurité ;
- Assiste le bureau de la Sécurité dans la préparation des budgets et la production des informations pour l'audit ;
- Préparation des paiements et exécution des tâches financières et administratives selon les instructions du Conseiller à la Sécurité dans le respect des règles et procédures.
Assurer l'appui au fonctionnement du bureau de la Sécurité, visant les résultats suivants:
- Conduite fiable et sécurité du véhicule du bureau en assurant une utilisation appropriée à travers la tenue adéquate du carnet de bord et la fourniture de données pour la préparation du plan d'entretien ;
- Disponibilité des documents/fournitures y compris l'assurance, les pièces détachées nécessaires et la trousse de premiers secours ;
- Prise des actions immédiates en cas d'accidents conformément aux règles et procédures.
Competencies
- Capacité à exécuter une variété de tâches répétitives et de routine et les devoirs liés à l'administration générale, capacité à examiner les données, identifier et ajuster les écarts ;
- Capacité à gérer un volume important de travail sous des contraintes de temps ;
- Capacité à organiser et exécuter des tâches multiples en établissant des priorités ;
- Bonne connaissance des règles et règlements administratifs ;
- Capacité à exploiter et à entretenir une variété de matériel informatique et équipement de bureau ;
- Connaissance approfondie des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, WEB, etc.) ;
- Capacité à entretenir des relations de travail harmonieuses ;
- Démontrer une excellente connaissance des règles de conduite de véhicule ainsi que des questions de sécurité en la matière.
Required Skills and Experience
Education:
- Etudes secondaires. Un diplôme en gestion administrative et financière serait souhaitable.
- Avoir un permis de conduire valide.
Experience:
- 4 ans d'expérience pertinente dans le domaine de la comptabilité et/ou de la gestion administrative ;
- Expérience prouvée dans le maniement des outils informatiques et logiciels et une parfaite maîtrise des bases de données (MS Word, Excel, WEB, etc.). La connaissance d'ATLAS serait un atout.
Langue:
- Maitrise du français (écrit et parlé) et une bonne connaissance de l'anglais.
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
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