Associé Administratif (ve)

UNOPS mission is to expand the capacity of the UN system and its partners to implement peacebuilding, humanitarian and development operations that matter for people in need. Working in some of the world's most challenging environments, our vision is to always satisfy partners with management services that meet world-class standards of quality, speed and cost effectiveness.

UNOPS provides services in sustainable infrastructure, sustainable procurement and sustainable project management, with projects ranging from building schools, roads, bridges and hospitals to procuring goods and services and training local personnel.

By assisting UN organizations, international financial institutions, governments and other development partners, UNOPS makes significant, tangible contributions to results on the ground.

We employ more than 6,000 personnel annually and on behalf of our partners create thousands more work opportunities in local communities. Through our headquarters in Copenhagen, Denmark and a network of regional and country offices, we oversee activities in more than 80 countries.

UNOPS is committed to achieving a truly diverse workforce.

Background information - AFO

Africa Regional Office

Based in Johannesburg, South Africa, the Africa Regional Office supports UNOPS country offices in the region, providing financial oversight of projects, procuring goods and services and managing human resources.

AFO helps ensure that projects are executed to the highest standards, providing a shared knowledge base and ensuring that best practices and lessons learned are disseminated between projects across the entire region.

Background information - DR Congo

Democratic Republic of Congo

The UNOPS office in the Democratic Republic of Congo (DRC) delivers services from its head office in Kinshasa and project offices in Goma, Kisangani and Lubumbashi. UNOPS in DRC serves the needs of the Government with funding from bilateral donors, the EU, International Financial Institutions and UN agencies. UNOPS in DRC provides a wide range of project management and related services including procurement, contracts management, logistics, HR and financial management. UNOPS helps partners to achieve their project goals in sectors which include physical and social infrastructure, elections and the environment.

Background Information - Job-specific

Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) a débloquéun fonds d'environ US$100 Millions pour initier un programme de réhabilitationet de développement du Réseau routier d'intérêt général dénomme

• Programme de Réunification de la République Démocratique du Congo par laRoute (RRR)
• Dans le cadre de ce programme, le Gouvernement a levé l'optionde faire recours à toute technique susceptible de permettre l'atteinte rapidedes objectifs.
• Dans cette perspective, avec le concours de l'Office des Routes,l'UNOPS a été retenu pour exécuter une partie de la composante Infrastructuresde ce programme dans les provinces Orientale, de l'Equateur, du Maniema et duSud-Kivu.

L'assistance technique de l'UNOPS est prévue pour unedurée de vingt-quatre mois dans le cadre du Programme intégré de laRéhabilitation des axes routiers pour la Réunification de la RDC par Route.

Dans le cadre dudit projet, l'UNOPS recherche un(e)candidat (e) pour le poste d'AssociéAdministratif (ve) du projet basé à Kinshasa. Il (elle) apportera un appui auniveau du Programme au CDOC pour les différents projets d'infrastructures(PARRSA, UE-Walikale, UE-Boende et PIRAM) incluant le projet RRR.

Functional Responsibilities

Sous l'autorité du chef de projet, l'Associé (e) Administratif ( ve ) aura à exercer les tâches suivantes :

En matière d'administration et suivi des outils de gestion des projets:

• Tenir à jour les « Blue files » des différents projets d'infrastructures, et assurer le classement des documents de base (MoA/ MoU, IAN, Budget, Workplan, Procurement plan, HR work plan, Risk log, annual reports) ;
• Rédiger les correspondances de demande de fonds aux clients à la demande du Chef de projet ;
• Assister le chef de projet dans la constitution des outils de gestion des projets (Annual Workplan, HR Work Plan, Procurement Plan, Quaterly Travel Plan,…) ;

• Rédiger les correspondances officielles des projets à la demande du chef de projet, et l'assister dans l'organisation de l'agenda ;
• Maintenir un système de classement rigoureux de toutes les transactions effectuées sous sa responsabilité ;
• Appuyer le Projet dans la préparation des documents nécessaires pour les réunions internes et externes et rédiger les PV ;
• Mettre en place et maintenir un système d'enregistrement et de classement des documents selon les normes de l'UNOPS ;
• Appuyer les assistants administratifs des projets d'infrastructures en tout ce qui concerne leurs projets ;

En matière d'achats et suivi de matériels:

• Assurer que les dossiers d'achats envoyés par les projets sont au complet pour la revue du Procurement au CDOC ;
• Assurer le suivi des contrats des services/biens des projets soumis à la revue du Procurement ;
• Assurer que les propositions d'amendement de contrats des services/biens sont soumis dans le délai ;
• Assurer que l'élaboration des demandes d'achats et bons de commande (Purchase Order) est conforme aux normes de l'Organisation ;
• Préparer les bons de commande (PO) en conformité avec les normes IPSAS dans la base de données ATLAS ;
• Assurer que les données saisies dans le système de gestion ATLAS soient correctes tant au point de vue littéral que numéral ;
• Vérifier que chaque contrat est couvert par un bon de commande ainsi que les amendements qui pourraient être demandés ;
• Entreprendre le processus d'achat ;
• Préparer les Vendors et les soumettre à l'approbation ;
• Préparer les POs (Purchase Order) ;
• Assister les Projets d'infrastructures dans le suivi des livraisons des matériels/fournitures commandés et faire rapport au Superviseur des retards prévisibles ou les embûches opérationnelles qui pourraient affecter négativement les dates de livraisons promises aux clients

En matière de finances :

• Assurer que les dossiers de paiements des projets d'infrastructures transmis aux finances pour approbation soient en conformité avec les normes IPSAS ;
• Assurer que les dossiers de paiements des projets d'infrastructures transmis aux Finances soient complets et corrects tant au point de vue littéral que numéral ;
• Assurer avec les buyers des projets que les POs soient enregistrés dans le délai au moment de la signature des contrats ;
• Assurer avec les buyers des projets que les « Due date » des POs soient enregistrés en conformité avec la durée des contrats y relatifs ;
• Suivre avec les buyers des projets que les receipts soient créés au moment de la réception des services/biens avant transmission de dossiers de paiement aux Finances pour approbation ;

En matière de gestion des ressources humaines :

• Interface des projets d'infrastructures dans le suivi des dossiers soumis aux Ressources Humaines au CDOC ;
• Assurer le suivi de dossiers des paiements des salaires au niveau du HR ;
• Assurer que les dossiers de renouvellement des contrats de Staff soient soumis dans le délai au HR ;
• Établir les Ordres de Mission et les documents de Security Clearance ainsi que les arrangements nécessaires pour l'obtention des billets d'avion pour le Staff des Projets ;
• Établir des Fiches de présence, assurer le contrôle des Fiches de présence, ainsi que la soumission de ces dernières pour signature et leur transmission à la Coordination de Projets ;
• Assurer la gestion des congés du personnel;
• Assurer que les demandes de congés soient introduites dans le délai au HR
• Assister le staff local pour certaines questions administratives;
• Procéder régulièrement à la mise à jour du Répertoire du Staff de Projets ;
• Conseiller et assister le personnel sur tous les aspects administratifs;

Education/Experience/Language requirements

Education : Diplôme Universitaire(Bac+5) en Sciences sociales ou administratives. Experience :

• Expérience professionnelle d'au moins 4 ans dans le domaine de l'administration et l'assistance au Projet ou Programme ;
• Connaissance de l'Atlas serait un avantage ;
• Connaissances des règles IPSAS serait un avantage ;
• Avoir un esprit d'initiative, d'équipe et capacité de travailler sous pression ;
• Avoir une attitude de discrétion ;
• Excellentes connaissances en techniques de communication et de reporting ;
• Avoir travaillé dans le système des Nations Unies ou ONGs Internationales sera un avantage ;
• Maitrise des procédures de gestion de bureau ;
• Excellentes Capacités rédactionnelles et aptitudes en matière de reporting ;
• Bonnes matière de courtoisie envers le staff, les visiteurs et rigueur dans la réception des visiteurs ;
• Maitrise des logiciels suivants : (Word etExcel).

Language :

• Maitrise du français écrit et parlé ;
• Connaissances de l'anglais sera un avantage.

Competencies

• Grande capacité d'organisation et de responsabilité;
• Esprit d'initiative et adaptation à travailler avec des personnes de cultures différentes;
• Capacité d'adaptation à travailler sous stress;
• Familier;avec les procédures, exigences et opération de modalités des Nations Unies sera un avantage.

Contract type, level and duration

Contract type: LOCAL ICA

Contract level: LOCAL ICA - 4

Contract duration: 1 année renouvelable

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: http://www.unops.org/ENGLISH/WHOWENEED/CONTRACT-TYPES/Pages/Individual-Contractor-Agreements-ICAs.aspx

Additional Considerations

• Please note that the closing date is midnight Copenhagen time (CET)
• Applications received after the closing date will not be considered.
• Only those candidates that are short-listed for interviews will be notified.
• Qualified female candidates are strongly encouraged to apply.
• For staff positions UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post
• The incumbent is responsible to abide by security policies, administrative instructions, plans and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS.

It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential recruits/interns.

Recruitment/internship in UNOPS is contingent on the results of such checks.