Responsable M&E Admin

TITRE DU POSTE

Responsable M&E Admin

Lieu: Est de la RDC, RDCongo

· Durée: 6 mois renouvelables

· Départ : ASAP

· Bailleurs différents

COOPI dans le pays :

La première intervention de COOPI en République Démocratique du Congo (ex-Zaïre) remonte aux années ’70 et l’action s’est principalement située dans le Kivu pendant de nombreuses années. Suite aux changements de la situation dans le Pays et aux problématiques nées, les activités de COOPI se sont déplacées dans les régions de conflits afin de mettre en œuvre des programmes d’urgence aux populations déplacées et victimes de la guerre. En raison de l’évolution du contexte général en cours dans certaines provinces du Pays, COOPI s’est aussi engagée dans la gestion de projets pluriannuels afin d’assurer une phase de transition de l’urgence au développement dans divers domaines, afin de garantir un développement harmonieux et durable.

Description du projet

FRANCAIS

Il est responsable du monitorage de l’administration des projets.

Il supporte les administrateurs dans la gestion comptable et administrative du projet en respectant le contrat du projet et des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale.

ITALIEN

È responsabile del monitoraggio dell’amministrazione dei progetti.

Supporta gli amministratori nella corretta gestione contabile ed amministrativa del progetto nel rispetto del contratto previsto (budget incluso) e delle procedure COOPI e del finanziatore e della legislazione nazionale.

Descrizione e requisiti

Termes de référence

FRANCAIS

Il assure le monitorage et fournit les indications et le support nécessaire sur le terrain aux administrateurs de projet et chefs de projet dans les secteurs suivants:

Gestion des caisses et des comptes des projets: vérification périodique.

Gestion comptable: vérification périodique.

Gestion administrative: vérification périodique de la gestion administrative du projet dans le respect des procédures avec une attention particulière aux achats de bien, travaux et services ; et verification du classement des documents administratifs.

Planification et monitorage économique et financier: il supporte l’administrateur de projet et le chef de projet dans la rédaction des outils de planification et monitorage financier du projet en collaborant avec le Responsable M&E Programmes et le Coordinateur Logistique. Il effectue le monitorage des dépenses dans le respect du contrat pour assurer un correct reporting financier.

Rapports: Support à l’administrateur de projet et le chef de projet à la préparation des rapports financiers et narratifs.

Formation du personnel local et expatrié: En accord avec la coordination nationale, il réalise des session périodiques de formation et mise à jour sur l’administration du projet. Il réalise une formation continue durant ses missions et à distance par l’internet.

Le cas échéant il assure, si demandé par la coordination, un support à la passation de services ou des interim administratifs. Il travaille en étroite collaboration avec le Responsable M&E Programmes, le Chef de base, et le Coordinateur Logistique pour les procédures.

Il rapporte périodiquement au Coordinateur Administratif et au Chef de Mission par un rapport périodique sur toutes les activités réalisées et les problèmes détectées.

ITALIEN

Assicura il monitoraggio e fornisce indicazioni e supporto agli amministratori laddove necessario, nei seguenti ambiti:

Gestione casse e conti: verifica periodicamente la corretta tenuta della gestione delle casse dei progetti e di eventuali conto correnti esclusivamente dedicati ai progetti.

Gestione contabile: verifica periodicamente la corretta gestione della contabilità di progetto ed il controllo e l’archiviazione dei documenti contabili.

Gestione amministrativa:

· Verifica la corretta gestione amministrativa del progetto (contratti del personale e di affitto incluse della norme fiscali e tributarie vigenti) nel rispetto delle procedure COOPI e del finanziatore.

· Procedure di acquisti di beni, lavori e servizi: monitora attraverso un controllo di secondo livello, la corretta applicazione delle procedure amministrative COOPI e dei Finanziatori, e se richiesto dal coordinamento, fornisce supporto tecnico ai capi progetto e agli amministratori di progetto e di coordinamento consultandosi anche con il Coordinatore Logistico.

· Verifica la corretta archiviazione dei documenti amministrativi di progetto.

Pianificazione e monitoraggio economico e finanziario:

Supporta l’amministratore di progetto e il capoprogetto nella compilazione degli strumenti di pianificazione e monitoraggio finanziario del progetto, in collaborazione con il Responsabile M&E Progetti e con il Responsabile Logistico. Monitora le spese nel rispetto del budget previsto e delle tranches ricevute al fine di garantire una rendicontazione al finanziatore nel rispetto delle tempistiche previste dal contratto.

Reportistica: Supporta l’amministratore di progetto e il capo-progetto, dove richiesto dal coordinatore amministrativo, nella preparazione dei rapporti intermedi e finali amministrativi.

Formazione del personale locale ed espatriato: Effettua sessioni di aggiornamento periodico sull’area contabile – amministrativa del progetto, previo accordo con il coordinamento nazionale. Effettua formazione continua durante le sue missioni, e da remoto. Su richiesta darà consulenza ai Capi-progetto sugli aspetti amministrativi.

Garantisce all’occorrenza, e dove richiesto dal coordinamento, supporto al passaggio di consegne o eventuali interim di tipo amministrativo. Collabora strettamente con il Responsabile M&E di progetti e con il Coordinatore della base e con il Coordinatore Logistico (per le procedure).

Riferisce periodicamente al coordinatore amministrativo e al coordinatore paese tramite rapporto su tutte le attività svolte e problematiche riscontrate.

Notes:

Il est nécessaire de prévoir une période d’intégration durant la quelle le Responsable M&E Admin aura des relations fréquentes et continues par rapport aux taches à réaliser avec son responsable direct, le Coordinateur Administratif. Il est nécessaire que durant les premiers mois ce profil puisse encadrer et comprendre à fond le contexte national et sectoriel, le positionnement et les règles de l’organisation, avant d’agir de manière autonome sur certaines taches.

Critères principaux

Formation en sciences économiques ou similaire.
Expérience de au moins 5 ans dans la gestion économique et financière, et la comptabilité;
Expérience pluriannuelle dans la gestion économique et financière de projets dans le PVD et dans leur monitorage;
Expérience pluriannuelle dans les audits financiers des projets ;

Profil du candidat

Formation en sciences économiques ou similaire.
Expérience de au moins 5 ans dans la gestion économique et financière, et la comptabilité;
Expérience pluriannuelle dans la gestion économique et financière de projets dans le PVD et dans leur monitorage;
Expérience pluriannuelle dans les audits financiers des projets ;
Bonne connaissance du français ;
Connaissance excellente de Office, et pratique dans l’utilisation de bases de données comptables ;
Capacité de gérer du staff local et expatrié ;
Grande capacité de organisation ;
Capacité de travailler en équipe et par objectifs ;
Capacité de travailler dans un environnement multiculturel ;
Capacité de se rapporter avec les collaborateurs et de les former ;
Respect des procédures imposées ;
Interet et motivation à travailler dans une OnG en en respectant les valeurs et les principes.

Renseignements pour les candidats avec famille :

Sécurité: bonne
Family station:non
Structures sanitaires : bonnes
Ecoles : oui

Le Responsable M&E Admin est un profil itinérant qui se déplacera sur les bases à la suite d’un programme établi avec la Coordination sur la base des nécessités du pays. Sa base principale sera Goma en tant que lieu de passage où la permanence peut être estimée à 15% de la durée du contrat.

Autres renseignements :

Nombre d’expatriés avec qui partager le logement: N/A
Logement/compound (chambre/toilette): oui

How to apply:

http://www.coopi.org/it/lavoroformazione/offertedilavoro/lavoro/757/