Log-admin / Chef de Base

urée du Contrat: 12 mois

This is an expatriated position. ACF does not offer expatriated positions to citizens of the country where the position is located. Nationals and citizens of DRC are not qualified for this position and discouraged from applying.

OBJECTIFS GENERAUX :

* Responsable de la sécurité * Appuie / supporte les activités des bases de Kahemba et Kikwit, et leur bon fonctionnement. * Appuie et supporte les missions d’urgence (PUNC) dans la province * Supervision du département logistique * Supervision du département administration 

OBJECTIFS SPECIFIQUES :

Responsable de la sécurité : Le Chef de base est le responsable de la sécurité sur sa zone et les zones de programmes ACF ce qui signifie qu’il supervise en collaboration avec le CDM tout ce qui se rapporte à la sécurité, celle des expatriés, du staff, des bénéficiaires, des structures et des biens ACF.

* Gestion Quotidienne       o Il s’assure du respect par tous des consignes et des procédures de sécurité de base       o Il garantit la mise en place et l’application et le bon suivi du plan de sécurité des bases et du plan sécu mission ainsi que des diverses consignes données par le CDM.       o Il recherche activement et développe un réseau de collecte d’information de sécurité notamment auprès du staff, des autres intervenants et ONG mais aussi auprès des autorités locales civiles ou militaires et de toute autre source.       o Il s’imprègne du contexte national et local ainsi que de son environnement afin de mieux appréhender et comprendre la situation locale dans laquelle ACF doit évoluer. * ● Gestion régulière       o Il organise des briefings sécurité réguliers des expatriés et du senior staff sur leurs responsabilités en matière de sécurité ainsi que des rappels sur les procédures d’évacuation       o Il s’assure du bon état de fonctionnement et de l’existence de tous les outils de sécurité ; véhicules, moyens de communication, malles d’urgence, kit brousse, etc.       o Il effectue des rapports réguliers de sécurité à la coordination Kinshasa (CDM, Coordo-Log); point bimensuel dans le sitrep et rapports spécifiques et plus fréquents si besoin et en fonction de la situation.       o Il met à jour tous les documents sécuritaires des bases (notamment le plan de sécurité) ainsi que les différentes procédures (notamment procédures d’évacuation) en accord avec le Coordo log et suivant les besoins et l’évolution de la situation. 

Anime les activités et le support de la base et assure son bon fonctionnement

* Représentation       o Le Log-admin Chef de base est le représentant officiel d’ACF sur sa zone.       o Il entretient des contacts transparents, courtois et réguliers, en toute indépendance avec les autorités locales, civiles et militaires.       o Il est responsable d’établir et de maintenir des relations de travail nécessaires et de représenter ACF auprès de tout autre organisme international : MONUSCO, ONG ou UN.       o Il informe les autorités locales et les autres intervenants sur la charte, le mandat et la stratégie locale d’ACF. Il joue aussi ce rôle auprès du staff ACF.       o Il sert de relais en coordination externe pour transmettre des informations pertinentes sur les programmes ACF. * Animation       o Le Chef de base doit jouer un rôle d’animateur, donner des directives de travail et des conseils, il doit motiver son équipe, expatriée et nationale, et doit être à l’écoute des expatriés et du staff.       o Il encourage et maintient les outils d’animation d’équipe (notamment les meetings staff et expatriés) et éventuellement en met de nouveaux en place.       o Il doit contribuer à instaurer un climat de travail favorable et doit jouer un rôle de moteur et d’initiateur ; il responsabilise les équipes et fixe des objectifs précis et réalistes.       o Il doit organiser des formations régulières et continues du staff       o D’une façon générale il s’assure que les départements de service (administration et logistique) sont opérationnels et remplissent leur mission de support des programmes       o Effectue des rapports réguliers (voir ci-dessous) et notamment le sitrep bimensuel. * Il supporte et facilite les approvisionnements et les déplacements bases-bases ainsi que vers les zones de programme, et est en charge notamment des approvisionnements vers les bases si nécessaire et des planifications avion pour la zone. 

Appuie et supporte les missions d’urgence (PUNC) dans la province

* Organise les briefings sécurité réguliers pour le staff support et technique des missions d’urgence (PUNC) en transit sur le territoire * S’assure en lien avec la coordination que les équipes PUNC ont les moyens logistiques et financiers de travailler en autonomie sur leurs zones d’intervention * Facilite leur travail (relais communication vers les autorités ou la coordination), support logistique, appro cash…si besoin. * Doit savoir où est le PUNC et qui compose les équipes et quels moyens ils ont à leur disposition. 

Supervision du département logistique

* Procédures logistiques       o Le Chef de base log-admin est responsable de la mise en place et du respect des procédures logistiques telles que définies dans le kit log ACF.       o Il est en charge de la gestion, maintenance et du suivi des équipements ; parc auto-moto et générateurs, parc informatique, parc des moyens de communication et autres       o Il veille au bon fonctionnement et à l’affectation pertinente de tous les moyens de communication ; radio HF + VHF, radio télex, téléphones, Vsat, telsat       o Il effectue les rapports logistiques mensuels ; équipement, suivi et état des stocks, inventaires, suivi du parc auto-moto, etc. * Gestion des approvisionnements et des stocks       o Le log-admin est responsable de superviser tous les approvisionnements des bases sous sa responsabilité et de passer les commandes mensuelles à Kinshasa.       o Il supervise la réception des livraisons; cargo par air, par route et par le fleuve       o Il est responsable de superviser tous les achats locaux de produits ou de services       o Il supervise la gestion et le suivi des stocks ; stock base, stock nut, stock mécanique, stock nourriture, stock NFI, stock carburant, stationneries, etc.       o Il s’assure du respect des bonnes pratiques de stockage et effectue des contrôles qualité réguliers et efficaces ; entretien, nettoyage, sécurité, fumigation, sampling, etc.       o Il garantit la mise en place des procédures de gestion des approvisionnements et des stocks et l’utilisation des formats standards ACF ; IOF, PO, RO, stock cards, DN, etc.       o Il met en place une stratégie d’anticipation des besoins et veille à la bonne organisation de toute la chaîne de supply ; achat, stock, transport, qualité, procédure, réception, etc.       o Il coordonne tous les approvisionnements et l’acheminement sur site de tout matériel et équipement nécessaire au bon fonctionnement des programmes. * Gestion du parc auto, moto et générateurs       o Il supervise l’équipe mécanique et le suivi, la maintenance et les réparations du parc auto, moto, camion, générateur, motopompe, etc.       o Il met en place un planning de maintenance et respect des procédures d’entretien et de gestion du parc auto ; log book, fuel book, services, équipement, etc.       o Il contrôle le suivi des consommations et compile mensuellement les données       o Il effectue les rapports de consommation et le calcul des coûts du parc auto-moto       o Il met en place le suivi du stock tampon des pièces détachées usuelles et de l’outillage mécanique       o Il est en charge de la gestion et affectation des moyens de transport de la base,       o Il est en charge de la gestion des chauffeurs ; sensibilisation permanente à la conduite de 4x4, sécurité des passagers et des biens, utilisation des radios, kits véhicules, responsabilités * Logistique de la base et équipes ACF       o Il assure la gestion quotidienne de tous les aspects logistiques de sa base       o Il met en place et supervise l’entretien du bureau, de la base vie expatriés, et de toutes les autres structures ACF ainsi que la maintenance de toutes les installations.       o Il supervise les activités de l’opérateur radio ; briefing, sécurité, équipement       o Il supervise les équipes gardien ; planning, briefing, consignes, équipement, etc.       o Il supervise l’équipe log : log assistant, magasinier, assistant, journaliers 

Supervision du département administration

* Gestion des ressources humaines       o Il recrute et forme le personnel logistique et administratif de la base en suivant les procédures ACF et en accord avec la coordination.       o Il est en charge de la gestion du personnel, du suivi des contrats       o Il valide et signe tous les contrats et documents officiels       o Il valide mensuellement la base de données du staff mise à jour       o Il supervise le protocole base ; ANR, AT, ordre de mission, suivi visa, etc.       o L’évaluation régulière de son staff est sous sa responsabilité. * Gestion des finances et administration       o Il supervise la comptabilité de la base et contrôle la saisie sur SAGA et l’envoi de la compta vers Kinshasa.       o Il s’assure que l’assistant administrateur fasse des contrôles journaliers de caisse, certifie avec un contrôle direct les comptages de caisse à la clôture de la compta chaque mois et organise des contrôles de caisse de façon inopinée.       o Il gère la caisse principale, effectue des avances à l’assistant l’admin (caisse secondaire des charges) et supervise les dépenses effectuées sur la base.       o Il approuve toutes les dépenses logistiques et programmes effectuées sur la base       o Il compile le prévisionnel mensuel et s’assure des demandes de trésorerie.       o Il est responsable de la sécurité de l’argent. 

Niveau d’études/ diplôme spécifique/ connaissances spécifiques souhaitées :

* Bonnes connaissances logistiques indispensables ; gestion de la sécurité, gestion de parc auto, gestion des stocks, communications radio et tout autre connaissance techniques ; réhabilitation, informatique, etc. * Connaissances administratives et financières de base souhaitées ; comptabilité, maîtrise de SAGA appréciable, élaboration de prévisionnels, habitude de suivre et de travailler avec un budget, élaboration de budget. * Expérience indispensable de la gestion d’une équipe, qualité de manager, rigueur, sens de l’organisation, patience, clarté, ouverture d’esprit et flexibilité.