Représentant Pays , Chef de Mission – Sud-Ouest - Kinshasa

MISSION et FONCTIONS Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.
FONCTIONS A : Représentant Pays Liste des principales activités : 1/ Représentation de l’organisation SOLIDARITES en RDC Les acteurs principaux auprès desquels le titulaire du poste représentera SOLIDARITES INTERNATIONAL sont les bailleurs de fonds (voir point 2), les autorités congolaises, les ONG, les agences des Nations Unies et les ambassades. - Participation aux réunions de coordination humanitaire tenues à Kinshasa. (HAG, ..). - Participation active au Pooled Fund Board. (Election bi-annuelle au comité des ONG pour les représenter au PFB). - Participation active au HCT (Humanitarian Contry Team), organe de coordination (Nations Unies, bailleurs et humanitaires) le plus important en RDC. (Election bi-annuelle au comité des ONG pour les représenter). - Participation active au Cluster Wash national et au SAG (SI est actuellement co-facilitateur mais il est prévu de dédier une RH SI à temps plein ou à 50% à partir du 01/01/13 – sous réserve de financement). - Partage d’informations avec les autres acteurs humanitaires (ONG, agences UN, bailleurs de fonds). - Contact avec les média : le titulaire du poste peut-être amené à répondre aux questions de journalistes présents à Kinshasa en concertation avec les Chefs de Missions, le Responsable Géographique et le service de communication. - S’assure du maintien de contacts réguliers avec les services consulaires de l’Ambassade de France (enregistrement consulaire des expatriés SI, informations des services consulaires en cas d’incident sécuritaire, liens pour les actes civiques des expatriés comme perte de passeports ou procuration de votes…).
2/ Contact avec les bailleurs : - Dépôt des rapports et documents de projets divers (préalablement validés par le siège) à destination des bailleurs de fonds - Rôle de veille pour identifier les fonds et enveloppes à allouer par les bailleurs de fonds. - Collecte et transmet aux Chefs de Mission et Coordinateurs Administratif et Financier les procédures bailleurs de fonds demandées, en coordination avec la Gestionnaire Senior chargée des partenariats au siège. - Contacte les bailleurs de fonds afin d’être au fait de leur stratégie, présenter de nouveaux projets, négocier des avenants, etc… - Peut être amené à entamer des négociations avec les bailleurs de fonds en coordination avec le siège et les Chefs de Missions. 3/ Veille contextuelle et humanitaire : - Contribue à l’analyse géopolitique :  Rencontre les nombreux interlocuteurs afférant à ce domaine présents à Kinshasa  Collecte et diffuse les informations recueillies aux Chefs de Mission et au siège. - Alimente la réflexion sur les réformes humanitaires en cours en RDC (Système des clusters, - Pooled Fund, CERF, …) et leur conséquence pour le financement des activités de SI en lien avec les CDM et le siège.
4/ Reporting interne: - Compte rendu des réunions de coordination humanitaire - Compte rendu des réunions et des discussions tenues avec les bailleurs de fonds et les autorités congolaises, organisées à Kinshasa à transférer aux chefs de mission - Diffusion de toutes les nouvelles directives gouvernementales 5/ La gestion des ressources humaines de la mission réfèrent - Planifie les ressources humaines et la structuration organisationnelle de la mission référents. - Valide les demandes de référence exprimées par les Chefs de Missions. - Rédige les profils de poste du personnel expatrié. - Fait les EAP et valide les congés du personnel expatrié et national directement sous sa responsabilité. - Supervise la mise en œuvre d’une bonne gestion des ressources humaines en restant vigilant sur : 1.Adaptation de la politique au contexte en fonction des zones d’urgences, de l’instabilité, de retour… 2.L’adéquation avec la législation nationale 3.La mise en place de politiques spécifiques (accès à la promotion, recrutement équilibré en termes de personnel féminin et masculin) 4.Gestion du stress et écoute du personnel notamment grâce au « difusing » après un incident sécuritaire 5.Promotion de la santé et de la sécurité du personnel en s’assurant de l’application de consignes d’hygiène et de sécurité sur les lieux de travail ainsi que dans la vie quotidienne - Stimule une dynamique de groupe visant à l’atteinte des objectifs du pool de réfèrent et le bien-être du personnel, par des réunions d’équipe, des visites de terrain, l’aménagement de moments informels et le renforcement de la communication transversale.

• Participe aux réunions mensuelles du personnel national de la base de kinshasa.
• Aide à résoudre les conflits d’équipe et si nécessaire joue le rôle de dernier arbitre.
• Transmet et promeut les valeurs et l’éthique de l’organisation auprès du staff national et international.

6/ La gestion des ressources financières (en lien avec le Gestionnaire log/admin Kinshasa) - Suit l’élaboration des budgets adaptés aux besoins de la mission réfèrent. - Supervise la mise en place des systèmes de suivi et de contrôle financiers et budgétaires. - S’assure de la bonne utilisation des fonds propres et de leur suivi. - Garantit le respect du calendrier administratif se trouvant sous la supervision du log/admin Kinshasa. - Supervise les demandes de trésorerie et son prévisionnel afin d’avoir une adéquation entre les ressources financières et la réalisation des objectifs opérationnels. - S’assure de la communication transversale entre les différents services de support et les responsables opérationnels pour le suivi budgétaire - Contribue à la rationalisation des dépenses de part son investissement dans l’orientation générale de la mission. - Promeut une approche éthique de la gestion des ressources de la mission 7/ La gestion des ressources matérielles (en lien avec le log/admin Kinshasa) - Est le promoteur de la politique logistique globale de SOLIDARITES au sein de la mission.
A ce titre s’assure que : - Les procédures d’achats et de gestion logistique inhérentes à SI soient respectées. - Les procédures d’achats et de gestion logistique inhérentes à certains bailleurs de fonds soient respectées. - Une attention particulière soit portée sur les appels d’offre et que chaque pièce constitutive figure bien dans le dossier. Signe les bons de commande > 5 000 €. - Milite en faveur de la rationalisation de la chaîne logistique, notamment en termes d’approvisionnement. - Rationalise, en collaboration avec la coordination logistique du siège, les ressources matérielles présentes et planifiées ainsi que les dépenses générées par les postes logistiques.

• Favorise une politique de standardisation au sein de la mission tant sur le plan de la méthodologie que sur l’acquisition des équipements.
• Supervise la bonne tenue et gestion des stocks (programmes, consommables…)
• Garant du respect des lieux de vie et des biens d’équipement Supervise la gestion des parcs (inventaires, maintenance, bonne utilisation) :
• Parc véhicules
• Parc bureautique
• Parc de télécommunication.
• Autres. 8/ La gestion de la sécurité sur Kinshasa
• Participe à l’élaboration des stratégies et consignes de sécurité
• Propose des adaptations des stratégies et plans de sécurité avec l’évolution de la situation
• S’assurer de l’application quotidienne des stratégies et plans de sécurité
• S’assurer que tout le personnel, et en particulier les nouveaux arrivants, sont suffisamment briefés sur la situation sécuritaire et les consignes à suivre
• Prendre des décisions relatives à la sécurité et s’assurer des actions adaptées en accord avec le responsable géographique en cas d’évacuation, prise d’otage, accident de véhicule ou tout autre incident majeur qui touche à la sécurité du personnel
• Limiter les risques pris par le personnel de terrain, par l’application de consignes de sécurité adaptées et en assurant de la responsabilité individuelle du personnel
• Informer le siège des éléments clefs de la situation sécuritaire et gérer les communications internes et externes en cas de problème de sécurité grave 9/ Divers
• Visite régulièrement les projets sur le terrain (trimestriellement). Ces visites favorisent :
• Une compréhension globale des programmes mis en œuvre qui conduit à une meilleure représentation de SOLIDARITES au niveau national
• Une durabilité des relations de travail avec les équipes
• Une meilleure appréhension des défis administratifs, logistiques et sécuritaires auxquels les équipes sont confrontées
• Organise, en coordination avec le desk, une réunion au minimum semestrielle avec les chefs de mission de l’Est. A cet effet propose un ordre du jour. Le Représentant pays pourra être appelé à intervenir en appui ad hoc sur une mission à la demande du desk ou de la mission concernée suivant des TDR validés par le desk. Le Représentant pays aura également un rôle de proposition auprès du desk quant à des appuis spécifiques auprès des missions.
• Sera force de proposition pour la meilleure gestion et efficience entre Kinshasa et la mission référents et les missions, en adéquation avec les nouvelles stratégies bailleurs.

B : Chef de Mission 1/. Coordination et orientation stratégique : - Suivre et analyser le contexte humanitaire, politique, culturel, social, économique - Proposer et développer une stratégie opérationnelle en cohérence avec les politiques de l’association et les besoins des populations - Définir le plan d’action pour la mise en place de cette stratégie - Proposer de nouvelles orientations opérationnelles selon l'évolution des contextes 2/.Pertinence et qualité opérationnelle / suivi des opérations - Garantir la coordination, le développement, le suivi et l’évaluation des programmes mis en œuvre sur la mission - S’assurer de la pertinence, qualité et cohérence des programmes - S’assurer que les programmes sont mis en œuvre dans le respect de la stratégie opérationnelle annuelle, des exigences techniques Solidarités International et des critères bailleurs 3/.Gestion des ressources - Proposer le dimensionnement humain, financier et logistique de la mission ainsi que son organisation - Assurer la mobilisation des ressources financières et des moyens nécessaires à l’accomplissement des projets - Garantir la bonne utilisation des ressources
FONCTIONS et PROFIL 4/. Gestion des Ressources Humaines :

• Construire et maintenir une dynamique d’équipe permettant la bonne réalisation des objectifs Solidarités International sur la mission.
• Promouvoir l’éthique et les valeurs de Solidarités International
• S’assurer de l’application de la politique et des procédures de Ressources Humaines Solidarités International (recrutement, EAP,...)
• S’assurer de l’équilibre personnel et professionnel des employés Solidarités International et du maintien d’un cadre de travail et de vie adéquat
• Assurer le management de l’équipe de coordination ainsi que des collaborateurs placés sous sa supervision directe 5/. Sécurité
• Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur la mission, sous la supervision du responsable géographique siège
• Suivre et analyser et la situation sécuritaire et s’assurer de sa compréhension par les équipes
• S’assurer du briefing géo-politico-sécuritaire à tous nouvel arrivant sur la mission
• S’assurer de la mise à jour régulière des documents et procédures liés à la sécurité
• S’assurer du respect par tous des règles et procédures de sécurité sur la mission
• S’assurer de la mise en place d’une veille sécurité permanente
• Assurer la gestion immédiate des incidents de sécurité pouvant survenir sur la mission et en avertir immédiatement le permanent d’astreinte au siège 6/. Relations bailleurs, Communication externe et Représentation.
• Ces différents volets sont repris sur le poste de Représentant Pays.

PROFIL
Expérience : - Expérience significative à un poste de Chef de Mission. - Connaissance du contexte de la RDC et de ses nombreuses composantes. (Important au niveau des réunions de coordination à Kinshasa). - Expérience sur une mission de Solidarités International est un plus. - Expérience sur des projets Wash et thématique cholera sont un réel plus Compétences et connaissances techniques : - Pack Office Savoir être : - capacités d’organisation et d’encadrement des équipes - capacité de communiquer et d’être pro actif sur le plaidoyer de SI (nombreuses réunions de coordination avec les chefs d’agences et autres bailleurs). - ouverture d’esprit, rigueur, autonomie, capacité à vivre en milieu expatrié (maison/bureau avec plusieurs expatriés). - dynamisme ++. Langues : Français et anglais (Consortium DFID).
STATUT ET DUREE DE LA MISSION Poste salarié à partir de 2100 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 450 dollars . Possibilité d’une prise en charge famille, dont billet d’avion, participation logement, Per Diem conjoint et demi Per Diem par enfant. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission. - Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre. - Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).
Durée: 12 mois

How to apply: 

Merci de nous envoyer votre CV et une lettre de motivation en postulant sur notre site:
https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?I...