Associé au Programme de Petites Subventions – Fonds pour l’Environnement Mondial (PMF PNUD-FEM)

Background

A la demande du Ministère de l’Environnement, de la Conservation de la Nature et du Tourisme (MECNT), le Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM / GEF) met en place, avec le concours du PNUD en RDC, un Programme de Petites Subventions (PPS) ou Programme de Micro-Financement du FEM (PMF) dans le but d’appuyer des projets contribuant à la réalisation des priorités environnementales mondiales. Le PMF appuie les activités conduites par la Société Civile (ONG et Organisations des communautés de base) en vue de lutter contre les changements climatiques, conserver la biodiversité, protéger les eaux internationales, réduire l’impact des polluants organiques persistants (POPs), prévenir la dégradation des terres et générer des moyens de vie durables pour les populations des zones hôtes des ressources naturelles. Le PPS fait partie de la composante du Programme « Lutte contre Pauvreté » (LCP) du PNUD intitulée : « Environnement et changements climatiques ». Aussi, l’équipe de mise en œuvre du PMF fonctionne-t-elle au sein de l’Unité de LCP du Bureau Pays du PNUD à Kinshasa. La mise en œuvre du PMF est financée par le FEM avec un appui de l’Unité LCP du PNUD. Pour mieux faire face à ses multiples défis et réaliser une meilleure performance dans l’atteinte des résultats fixés dans le cadre de sa stratégie pour le 5ème round des subventions du FEM destinées à la Société Civile (spécialement au niveau de la base), le Programme recrute un(e) Assistant(e) au Programme pour un appui quotidien efficace et efficiente à l’équipe du PMF. Bien que prioritairement affecté(e) au PMF, l’Associé appuiera dans le même temps l’équipe de l’Unité LCP dans ses diverses activités programmatiques et opérationnelles. Il s’agit en clair d’un appui tant du point de vue de la substance que des questions administratives et financières.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision générale du Team Leader de l’Unite « Lutte contre la Pauvreté » (LCP), et la supervision directe matricielle du Coordonnateur National du PMF, Gestionnaire du Programme (GP), et du Chargé de Programme responsable du portefeuille Environnement, l’Assistant(e) au Programme assurera les fonctions suivantes : 70% du temps : Appui à la mise en œuvre du Programme de  Petites Subventions Fonctions techniques : Apporter un appui quotidien à une mise en œuvre efficace du programme et assurer la conformité des produits et résultats attendus avec les objectifs et plans de travail ; Aider le Gestionnaire du Programme (GP) dans l’analyse préalable des idées de projet et des propositions de projet, et évaluer les aspects financiers des propositions des projets ; Assister le GP dans l’élaboration et l’amendement des formulaires de demande et autres outils de gestion, des besoins du programme et des autres documents du PMF ; Organiser des sessions de plaidoyer en faveur du PMF, des ateliers, des table-rondes, des missions pour le GP et d’autres événements en faveur du PMF; Préparer des rapports d’avancement et d’autres matériels de rapportage à l’intention du Bureau Central de gestion du Programme (CPMT), de l’UNOPS et du bureau pays du PNUD, et assister le Comité National dans la préparation des rapports d’avancement mi-annuel et biannuel ; Préparer des articles, publications, discours, lettres, memos et autres documents pour le GP, et répondre aux questions relatives au programme PMF ; Créer/maintenir la base de données des projets et la base de données des parties prenantes PMF ; Maintenir / mettre à jour le site Internet du PMF, alimenter la base de données du PMF au niveau Global et du site Internet du bureau Pays PNUD avec des informations sur le PMF ; Appuyer et assister le GP chaque fois que nécessaire. Gestion Financière Examiner et traiter les requêtes de paiement des bénéficiaires et des fournisseurs de services avec les approbations et autorisations nécessaires, en veillant à une prompte exécution des paiements ;  Maintenir l’intégrité financière du programme avec le bureau pays du PNUD et avec l’extérieur ; Mettre en œuvre et superviser le système comptabilité et les bases de données du budget opérationnel du pays de mise en œuvre du PMF ; Préparer et maintenir le tableau et le calendrier des déboursements des subventions ; Examiner les rapports financiers soumis par les bénéficiaires et informer le Comité National comme souhaité; Préparer les propositions de budget administratif ; Entrer, extraire, transférer les données de l’ATLAS et de la base de données PMF et produire des rapports comme souhaité ; Fournir d’autres rapports financiers comme souhaité. Fonctions administratives Assurer l’acquisition des équipements et fournitures du bureau (communication et équipements audio, fournitures diverses, etc.) ; Préparer les correspondances et communications de routine ; Préparer les fonds de dossier, mettre à jour les données pertinentes en rapport avec les domaines du programme et compiler le matériel de base pour le GP et le CNP ; Suivre les démarches de voyage et les paiements des perdiems pour le GP et les membres du CNP ; Assurer le respect des dates limites de rapportage et/ou de soumissions imposées par le CPMT ; Appuyer activement le programme PMF et l’équipe du Comité national de pilotage dans la gestion des connaissances et le développement d’un réseau de connaissance. 30% du temps : Appuis aux activités de l’Unité LCP Appuyer l’Unité LCP dans ses activités : Programmatiques : participer à différentes étapes de gestion programmation des activités de l’Unite LCP avec le Team Leader et autres Chargés de Programme, notamment concernant l’élaboration des Plans de Travail, de suivi programmatique et d’Achats), et Opérationnelles : traitement des données dans le système de gestion des projets ATLAS (saisie des données, révision budgétaires, production des rapports de suivi des projets, suivi des dossiers au niveau des opérations).  Toutes autres activités pertinentes pour le bon fonctionnement de l’unité LCP.

Competencies

Planification et organisation : Faire preuve d'une capacité à planifier et à organiser son travail. Avoir une expérience comme membre d’une équipe de gestion d’un projet de développement. Communication : Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement. Aptitude technologique : Bonne maîtrise de l'outil informatique et capacité de s’adapter rapidement aux exigences du changement technologique. Travail en équipe : Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective de bonnes relations de travail aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, dans le respect de la diversité. Intégrité : Aptitude à se conformer aux règles et procédures de passations des marchés.

Required Skills and Experience

Education : Au minimum un niveau équivalent au Graduat, de préférence en Gestion des affaires ou en Science de l’Environnement. Expérience :  Au moins 5 ans d’expérience pertinente en gestion des projets, notamment en matière d’exécution financière et technique des dossiers. Une expérience de travail antérieure dans une agence de l’ONU est un avantage. Maîtrise de MS Office, d’outils de base de données et de l’Internet.  Langues requises : Une excellente maîtrise de la langue française est exigée.  Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage. Etre de nationalité congolaise. Les candidates féminines  répondant au profil sont fortement encouragées.

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