PROVINCE ORIENTALE-ADMINISTRATEUR / ADMINISTRATRICE- BUNIA

MISSION Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Liberia, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.

Depuis 1997, l’Est de la République Démocratique du Congo (RDC) est, le théâtre d’une grave crise humanitaire. Après une série de négociations, la mise en place d’un nouveau gouvernement – début 2007 – avait donné de bons espoirs d’amélioration des conditions de vie des populations. Une partie importante du pays a été pacifiée. Or, à nouveau aujourd’hui, le Nord Est de la RDC se retrouve dans une phase critique où des évènements comme la persistance des groupes armés et le manque de reprise des activités microéconomique menacent les progrès faits jusqu’alors. La Province Orientale, plus grande province de RDC, se démarque des autres régions d’intervention de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL par les niveaux de vulnérabilité et de pauvreté de sa population et de l’enclavement d’une grande partie d’entre elle.

L’administrateur de Bunia est placé sous l’autorité hiérarchique du Coordinateur de zone et en lien fonctionnel avec la Coordinateur Financier et le Coordinateur RH.

Il supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les responsables de programmes.
L’administrateur de Bunia intervient également en support des bases de Dungu et Dingila et il est en charge des relations avec les administrations délocalisées à Bunia.
Il est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International sur sa base.
Il appuie, suit et forme les membres de son équipe administrative.

FONCTIONS

Gestion administrative du personnel:

Superviser l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base
Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
Superviser la rédaction et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
S’assurer de la mise en place des Evaluations d’Appréciation des Performances (EAP) selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires
Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International.

Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale:

Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
Organiser les réunions et la communication avec le personnel
Suivre l'évolution du coût de la vie
Tenir à jour l’organigramme de la base
Apporter un support aux bases de Dungu et Dingila pour les recrutements fait à Bunia

Gestion d’équipe:

Définir les besoins en personnel administratif sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués
Supervision de l’équipe des ménagères et cuisinières.
Gestion des repas
Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative sur sa base d’affectation
Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
Animer les réunions de l’équipe administrative

Trésorerie / comptabilité: Pour la base de Bunia

Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
Élaborer les prévisionnels de trésorerie avec le logisticien et les responsables programmes
Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination

Pour la zone Province Orientale:

Faire un premier contrôle et la consolidation des besoins de trésorerie, avant d’en faire le rapport au Coordinateur Financier
En lien avec le Coordinateur Financier et les logisticiens-administrateurs de Dungu et Dingila, organiser l’approvisionnement de ces 2 sous bases
Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de la zone

Suivi budgétaire / financements: Pour la base de Bunia

Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
Assister le Coordinateur Financier dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets

Pour la zone Province Orientale

Mettre à jour les tableaux d’affectation
Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les logisticiens-administrateurs
Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
Se faire le relais du Coordinateur Financier sur l’ensemble des tâches liées à la gestion des financements de la mission

Gestion administrative de la mission:

Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
Participer au choix des locaux Solidarités International
Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance
Etre le représentant du Coordinateur Financier pour toutes les démarches administratives délocalisées en Province Orientale (ex. charge sociales…)

Reporting / communication:

Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International à Bunia sur délégation du Coordinateur Financier
Superviser le regroupement les archives administrative de Bunia, Dungu et Dingila et leur envoi en coordination
Assurer le reporting administratif et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif et si besoin en intégrant les informations de Dungu et Dingila

Animation du département Administratif de la zone Province Orientale:

Participation à la préparation et à l’animation des ateliers finance ou RH
L’administrateur de Bunia peut être amené à agir par délégation du Coordinateur Financier dans l’intérêt des bases de Dungu et Dingila.

Profil:

Formation : Formation en gestion

Expérience :

Expérience humanitaire sur un poste équivalent (au moins un an et de préférence pour SI)
Expérience dans un pays du sud souhaitée
Expérience dans la gestion d’équipe multiculturelle

Compétences et connaissances techniques :

Capacités d’encadrement (importante d’équipe nationale) et compétences organisationnelles
Capacités à travailler en équipe (fort lien avec l’ensemble des services base et les 2 sous bases de la zone)
Maitrise des règles de comptabilité analytique
Maîtrise d’Excel
Connaissance de Saga et d’Homère est un atout
Expérience en gestion financière
Connaissance générale des bailleurs de fonds (ECHO, POOLED FUND, UNICEF…) ;

Personnalité :

Autonomie
Organisation et rigueur
Proactivité
Diplomatie
Résistance au stress
Calme et patience
Capacité à vivre en petite équipe, isolé, voire à rester seul pendant quelques jours
Goût pour la vie sur le terrain

Langues : Le français est la langue de travail utilisée avec les salariés et une partie de la population. La langue nationale la plus parlée sur place est le lingala et le Swahili, mais toute l’équipe et beaucoup d’interlocuteurs parlent le français.

CONDITIONS

Poste salarié : à partir de 1440 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 450 usd. Solidarités International prend en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.

Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).

Durée de la mission:

6 MOIS à partir du 15 février 2013.

CONTACT

Marie Béatrix Carrale

How to apply:

Vous pouvez postuler en ligne en envoyant CV et lettre de motivation.

https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?I...