Contexte CARE est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales d’aide et de développement au monde. CARE Canada est membre d’un partenariat international qui apporte un certain degré de sécurité et de bien-être aux pauvres dans plus de 70 pays en voie de développement. À l’heure actuelle, CARE Canada compte environ 90 employés expatriés travaillant à l’étranger. CARE Canada est le membre dirigeant de CARE International pour le Tchad, Cuba, l’Indonésie, le Kenya, la Zambie et le Zimbabwe, gérant un portefeuille de programmes de 80 millions de dollars par année en moyenne et en pratique, ces bureaux de pays (BP) sont des divisions de CARE Canada. En réponse à la crise provoquée par la sécheresse dans la Corne de l’Afrique, CARE Canada établit une certaine présence dans le pays à Djibouti afin d’aider les réfugiés somaliens au pays, ainsi que les collectivités qui les accueillent. Djibouti accueille plus de 17 000 réfugiés, venant principalement de la Somalie (dont 70 % sont des femmes et des enfants) dans le camp d’Ali Addeh qui est situé dans le district d’Ali Sabieh à Djibouti. En raison du grand nombre de nouvelles arrivées et de la capacité limitée d’intervention d’urgence au pays, les camps de réfugiés ne respectent pas les normes minimales pour le travail humanitaire. Le directeur du programme de Djibouti a la responsabilité globale de la gestion efficace des programmes de CARE International au pays en se fondant sur la mission, la vision, les valeurs fondamentales et les principes de programme de CARE International et de CARE Canada. Sommaire du poste Les fonctions du poste incluent le leadership et la responsabilité globale du rendement du programme et de sa gestion financière générale; l’établissement de contrôles internes suffisants assurant la viabilité financière du programme, le renforcement des capacités du personnel; l’amélioration de la qualité du programme et de la communication avec les donateurs, avec CARE Canada et avec les autres membres de CARE International. Le titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans l’évaluation de la viabilité des activités du bureau et de son potentiel de devenir un bureau de pays à part entière au cours de l’exercice 2013. Djibouti administre un petit portefeuille de programmes de 2 à 3 millions de dollars par an. Le portefeuille de programmes actuel consiste principalement d’activités d’aide aux réfugiés.
Responsabilités et tâches :
1-Représentation et communications – 10% du temps estimé
- Négocier avec le gouvernement hôte et s’assurer que le Bureau de pays a une entente de base à jour mutuellement reconnue pour le pays ainsi que des ententes liées aux programmes avec les ministères responsables pertinents;
- S’assurer que des renseignements exacts et à jour sur les relations avec le gouvernement hôte sont diffusés à CARE Canada et aux membres pertinents de CI;
- Assurer l’accès aux installations et aux services du Bureau de pays à tous les membres de CI;
- Veiller à ce que l’image de CARE International (CI) à Djibouti soit conforme à la mission, à la vision et aux valeurs de CARE et protège les intérêts et les biens de CARE;
- Établir des relations organisationnelles et des réseaux efficaces avec les partenaires; assurer la liaison avec le gouvernement hôte/le gouvernement donateur et d’autres représentants des organismes responsables;
- Maintenir des communications efficaces avec les membres de CARE International en ce qui concerne l’élaboration de programmes, les accords de financement et la dotation;
- Fournir à CARE Canada, sur une base semestrielle, un rapport destiné à CARE International et à ses membres portant sur les questions concernant le Bureau de pays, y compris la sécurité;
- Fournir des rapports périodiques directement aux organisations de CARE et à d’autres donateurs conformément aux ententes particulières;
- Démontrer une connaissance du code de CI le plus courant et des accords connexes de la fédération par la mise en œuvre effective des dispositions connexes;
- Maintenir une communication régulière avec le siège social dans un esprit de résolution des problèmes en collaboration.
2-Planification, élaboration et mise en œuvre du programme – 40 % du temps estimé
- Diriger l’élaboration du plan de fonctionnement annuel, du plan d’intervention d’urgence (PIU) et effectuer des examens réguliers du rendement des activités;
- Maintenir à jour et communiquer une analyse du contexte, et évaluer l’incidence des changements de contexte sur le rendement du BP.
- Guidé par le plan du programme s’inspirant des priorités des donateurs et du gouvernement hôte, fournir un soutien et des conseils au personnel du programme pour cerner les nouvelles possibilités de programme;
- Élaborer et tenir à jour un système de contrôle de la qualité pour l’élaboration des propositions et un système de suivi et de compte rendu des activités;
- Coordonner la négociation des contrats de CARE avec les donateurs au niveau du pays afin de s’assurer que les objectifs financiers et de programme de CARE sont atteints, et aider à ces négociations;
- Assurer, par le biais de contrôles réguliers des activités, une mise en œuvre des projets et un appui au personnel efficace dans sa recherche et son utilisation de pratiques exemplaires en matière de programmes;
- S’assurer que les exigences et les obligations financières et contractuelles de CARE envers les donateurs sont satisfaites;
- S’assurer qu’un système efficace de contrôle et d’évaluation de la mise en œuvre des projets permettant de faire un compte rendu exact aux donateurs et d’apporter au besoin des ajustements de cap au moment opportun est en place.
3-Gestion financière, budgétaire et administrative – 30% du temps estimé
- Assurer la viabilité financière du BP, c.-à-d. des budgets de projet pouvant couvrir les dépenses courantes du BP et la production de recettes adéquates à même les projets existants et les nouveaux projets pour le recouvrement des coûts indirects; contrôler et analyser la structure de coûts du BP, particulièrement en prévision des changements dans le portefeuille de programmes;
- Assurer l’entière conformité aux règlements et conditions des donateurs en ce qui concerne les contrats signés; veiller à l’application des procédures financières de CARE;
- S’assurer que le rendement du BP est tel qu’il est jugé satisfaisant lors des vérifications, et veiller à ce que l’on donne suite aux recommandations des vérifications précédentes et à ce que les vérifications subséquentes indiquent une tendance à l’amélioration.
- Assurer la soumission de rapports financiers opportuns, la réalisation d’un taux d’utilisation du budget annuel d’au moins 85 %, d’un taux d’utilisation du budget des projets pendant plus de 95 % de leur période de validité et de comptes recevables de moins de 10 % du budget annuel;
- Surveiller étroitement les exigences en matière de compte rendu aux donateurs et la satisfaction de ces exigences;
- S’assurer qu’un registre des risques est maintenu et que les problèmes sont pris en charge au moment opportun;
- S’assurer que des rapports sur les enjeux financiers soient maintenus et examinés sur une base mensuelle et qu’ils soient communiqués au siège social.
- Fournir des rapports financiers à l’administration centrale sur demande.
4-Perfectionnement et gestion des ressources humaines- 15 % du temps estimé
- Prévoir les besoins en dotation et fournir un appui pour les activités de recrutement ou les diriger (avec le soutien actif du siège social pour l’embauche de personnel à des postes internationaux).
- S’assurer que le programme de rémunération (rémunération et avantages sociaux) des employés nationaux demeure concurrentiel par rapport au marché local et que le taux de roulement volontaire est maintenu le plus bas possible;
- Diriger par l’exemple et adopter un système efficace de gestion du rendement, y compris la communication claire des attentes en temps utile par le biais de descriptions de poste et de plans opérationnels à jour, une rétroaction régulière sur le rendement et des évaluations annuelles du rendement, un encadrement du personnel dans la prise de décision, et l’uniformité et la cohérence dans la reconnaissance du mérite.
- Promouvoir le perfectionnement du personnel et la maximisation du talent local par le biais du mentorat et de l’encadrement et du perfectionnement de carrière;
- Créer et maintenir un véritable environnement d’équipe, y compris l’établissement d’équipes de gestion et de structures de comités spéciaux auxquels les collègues demandent leur avis dans le cadre de discussions ouvertes;
- S’assurer que le personnel respecte le code déontologique de CARE et encourage les pratiques de People in Aid dans toute la mesure du possible.
5-Sécurité et intervention d’urgence - 5% du temps estimé
- S’assurer que les plans de sécurité du Bureau de pays sont tenus à jour et que le personnel suit les procédures de sécurité obligatoires appropriées au contexte.
- Diriger l’équipe de gestion des crises en situations d’urgence.
- S’assurer que le plan d’intervention en cas d’urgence du BP est tenu à jour et qu’il est communiqué efficacement au personnel au moins une fois par an.
- Autoriser et gérer l’évacuation du personnel au besoin (pour des raisons sanitaires ou autre).
Qualifications : Études et titres de compétence - Diplôme universitaire dans un domaine pertinent. Une maîtrise dans un domaine pertinent constituerait un atout.
Exigences minimales : - Minimum de dix ans d’expérience en développement international ou en aide humanitaire. - Au moins cinq ans d’expérience réussie comme cadre supérieur à des affectations outre-mer, dans des pays qui ont connu une instabilité politique chronique et dans un contexte d’intervention d’urgence.
- Compétences supérieures en leadership, particulièrement en ce qui concerne le soutien à des équipes multidisciplinaires et multinationales. - Bonne compréhension de la gestion financière et budgétaire et des pratiques exemplaires en matière de programmes (une expertise sectorielle constituerait un atout). - Excellentes communications orales et écrites en français et en anglais. - Compétences reconnues en prise de décision et en résolution de problèmes dans des contextes de crise. - Expérience en gestion de la sécurité. - Souplesse et consentement à voyager à l’échelle régionale et internationale.
Expérience souhaitée : - Expérience du travail dans le pays ou dans un contexte semblable; - Expérience antérieure du travail en partenariat avec le HCR et d’autres organismes des Nations Unies.
Compétences techniques : Requises: -Connaissance avancée en Excel -MS ACCESS -MS Word and Outlook, Souhaitées: - Accounting packages SCALA, SUN et autres
Compétences linguistiques: Requises: - Français excellent niveau (parlé, lu, écrit), - Bon niveau de communications à l’oral et à l’écrit en anglais;
Souhaitées: - Connaissance de langues locales: arabe et somalien Compétences clés :
Essentielles : Faire preuve du maintien de normes élevées en ce qui concerne les valeurs fondamentales de CARE du respect, de l’intégrité, de l’engagement et de l’excellence.
Nécessaires : Capacité démontrée de travailler de façon autonome et comme membre d’une l’équipe, créativité, appréciation de l’efficacité, très bonne organisation et respect des dates limites et des échéances, sensibilité aux questions de diversité et d’égalité entre les hommes et les femmes. Possède l’expérience du travail dans divers contextes culturels et a la capacité de s’adapter à la culture. A la capacité de faire des auto-évaluations exactes en situation de stress élevé.
Souhaitées : Bonnes aptitudes en communication, capacité de travailler dans un climat de tension, aptitudes en résolution de problèmes et attitude positive.
Relations / personnes-ressources clés : Au sein de CARE Canada : • Collègues des opérations internationales (AC et autres BP) => Coordination des activités entre les BP, examen des IPIA et des contrats, communication des rapports d’analyse, etc.; • Collègues de l’équipe des programmes internationaux=> Coordination des activités de programme, conception des projets, négociation des contrats, compte rendu sur le programme, qualité et incidence du programme; • Personnel en poste au pays => Communication de rapports, de chartes d’obligations, etc.
Au sein de CARE International : • CARE International => Possibilités de financement, plans des donateurs, communication des rapports sur le programme, des chartes d’obligations, etc.
À l’extérieur : • Experts-conseils et fournisseurs de services => Élaboration et communication claire de mandats, supervision de la qualité et de la synchronisation du travail, obligations contractuelles, etc.
Conditions de vie: • Lieu: Djibouti town, Djibouti, • Pourcentage prévu de déplacement: jusqu’à 50% du temps, principalement dans le pays pour la visite des projets, rencontrer le personnel et homologues.
REMARQUE : Cette description de poste n’est pas conçue pour être exhaustive. Les employés peuvent être appelés à exécuter d’autres fonctions connexes tel que négocié afin de répondre aux besoins continus de l’organisation.
Pour postuler:
Veuillez présenter une demande en ligne à www.careersunited.org . Vous devrez vous inscrire avant de soumettre votre curriculum vitae.
NB: Nous remercions à l’ avance tous les candidats qui répondront à la présente annonce. Toutefois, nous ne pourrons malheureusement communiquer qu’avec les candidats retenus en sélection finale.
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